Hầu hết các cơ quan chính phủ trên thế giới đều phải đối mặt với thách thức kép: nguồn lực hạn hẹp và hệ thống lỗi thời. Kết hợp lại, hai vấn đề này thường dẫn đến việc vận hành và cung cấp dịch vụ kém hiệu quả, thể hiện rõ qua thời gian chờ đợi lâu mà người dân phải đối mặt khi làm việc với các cơ quan nhà nước.
Ngày nay, hầu hết mọi người đều mong đợi các dịch vụ liền mạch và hiệu quả, kể cả khi giao dịch với các cơ quan nhà nước. Ở nhiều nơi, người dân tại các tòa thị chính và các cơ quan chính phủ khác thường phải chờ đợi lâu và thiếu thông tin. Điều này thường góp phần làm cho hoạt động kém hiệu quả và gây ra trải nghiệm tiêu cực cho người dân.
Tại Bá Hùng Technology Co., chúng tôi hiểu rõ những thách thức này và cung cấp các giải pháp tiên tiến, dựa trên nền tảng công nghệ danh tiếng Châu Âu và được tích hợp linh hoạt bởi đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Có một số điều mà các nhà cung cấp dịch vụ công có thể làm để giải quyết những vấn đề này. Dưới đây là 7 giải pháp hiệu quả có thể được sử dụng để giảm thời gian chờ đợi tại các cơ quan chính phủ và cơ quan công quyền.
Khả năng đặt lịch hẹn giúp khách hàng tránh được thời gian chờ đợi lâu, giảm đáng kể tình trạng chen chúc tại khu vực chờ. Với hệ thống đặt lịch hẹn của Bá Hùng Technology Co., khách hàng có thể chọn thời gian phù hợp nhất và lên lịch đến gần lịch hẹn. Điều này cũng giúp quản lý luồng khách hàng và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực trước.
Việc làm thủ tục nhận phòng hoặc đăng ký khi đến là một trong những khâu dễ gây ra tắc nghẽn. Bằng cách cho phép khách hàng tự làm thủ tục nhận phòng thông qua ki-ốt tự phục vụ hoặc ứng dụng di động, Quý vị có thể đẩy nhanh quy trình và phân bổ nhân viên sang các bộ phận khác cần chuyên môn của họ, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn.
Đối với khách hàng vãng lai, Quý vị có thể cung cấp giải pháp xếp hàng ảo. Sau khi làm thủ tục, với vé di động, khách hàng có thể chờ ở một nơi khác bên ngoài khu vực chờ. Trong khi chờ đợi từ xa, họ có thể theo dõi tiến trình xếp hàng trên điện thoại và nhận thông báo khi đến lượt được phục vụ. Việc có thể chờ ở một nơi khác và được cập nhật thông tin sẽ rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi cảm nhận được.
Một số dịch vụ có thể được thực hiện trong thời gian ngắn, trong khi một số khác có thể mất nhiều thời gian hơn. Nếu Quý vị cung cấp nhiều loại dịch vụ, việc phân loại khách hàng ngay từ đầu là một cách tốt để tăng hiệu quả hoạt động và giảm thời gian chờ đợi.
Đối với khách đặt lịch hẹn, việc phân loại có thể được thực hiện tự động trong quá trình đặt chỗ, nơi họ được tự động phân loại dựa trên dịch vụ họ chọn. Đối với khách vãng lai, việc này có thể được thực hiện khi họ làm thủ tục nhận phòng. Việc có sẵn thông tin này cũng sẽ giúp nhân viên của Quý vị chuẩn bị và đặt ra kỳ vọng cho ngày làm việc, tối ưu hóa sự phục vụ.
Việc đến trễ có thể gây ra vấn đề và thời gian chờ đợi lâu hơn cho những khách hàng tiếp theo, vì vậy hãy thường xuyên nhắc nhở và thông báo cho khách hàng. Đối với khách hàng đặt lịch hẹn, điều này cũng rất quan trọng để tránh tình trạng vắng mặt, vốn gây lãng phí nguồn lực.
Bằng cách sử dụng các bảng điều khiển thông minh tích hợp trong giải pháp của Bá Hùng Technology Co., Quý vị có thể nắm bắt thông tin chi tiết về hiệu suất theo thời gian thực, cho phép Quý vị thích ứng với những thay đổi trong hoàn cảnh. Quý vị có thể thiết lập thông báo khi vượt quá một số giới hạn nhất định, ví dụ: nếu thời gian chờ dài hơn một khoảng thời gian nhất định, hoặc nếu số lượng khách hàng vượt quá một giới hạn nhất định. Thông tin này có thể giúp Quý vị phản hồi ngay lập tức các sự kiện và giảm thiểu thời gian chờ đợi. Ví dụ: Quý vị có thể quyết định mở thêm quầy hoặc điều chuyển nhân viên từ khu vực yên tĩnh đến những khu vực cần họ hơn.
Bất kỳ hệ thống nào cũng có chỗ để cải thiện. Bên cạnh việc nắm bắt thông tin chi tiết về tình hình thực tế, việc phân tích dữ liệu lịch sử bằng các công cụ thông minh kinh doanh (Business Intelligence) là rất quan trọng để xem xét những điểm cần cải thiện. Bằng cách này, Quý vị có thể nhận ra các xu hướng và lập kế hoạch phù hợp. Ví dụ: một dịch vụ cụ thể có thể bận rộn hơn vào những ngày nhất định, hoặc có thể đạt lưu lượng truy cập cao điểm vào một thời điểm nhất định trong ngày. Việc nắm bắt những thông tin chi tiết này sẽ cho phép Quý vị lập kế hoạch phân bổ nhân sự hoặc khả năng cung cấp dịch vụ trước để tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ, giảm thiểu thời gian chờ đợi.
Đây là một số cách giúp giảm thời gian chờ đợi tại các cơ quan chính phủ và cơ quan công quyền. Để tìm hiểu thêm về cách giảm thiểu thời gian chờ đợi và cải thiện trải nghiệm của người dân với các giải pháp toàn diện của Bá Hùng Technology Co., chúng tôi mời Quý vị liên hệ để nhận Hướng dẫn Quản lý Hành trình Công dân của chúng tôi. Chúng tôi cam kết mang lại giải pháp tối ưu nhất, giúp Quý vị nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của người dân.
Đừng do dự liên hệ với chúng tôi:
Tư vấn giải pháp: Mb / Zalo / Whatsapp : +84908410817
Hỗ trợ dự án, Nhà thầu, Đối tác đại lý: Mb / Zalo / Whatsapp: +84919339977
Phát triển đối tác, Kinh doanh & Bán hàng: Mb / Zalo / Whatsapp : +84832339977
CHÀO ĐÓN HỢP TÁC
► Tư vấn giải pháp: Tường Nguyễn - James Dynamic (Mr)
MB / Zalo / Whatsapp : +84908410817
► Hỗ trợ dự án, Nhà thầu, Đối tác đại lý: Thùy Hương - Helen Vũ (Ms)
MB / Zalo / Whatsapp: +84919339977
► Phát triển đối tác & Kinh doanh: Jack Nguyễn (Mr)
MB / Zalo / Whatsapp : +84832339977