I. Một quan sát đã đến lúc phải nói

Một cuộc họp Hội đồng Quản trị quý IV tại một tập đoàn niêm yết Việt Nam. Phòng họp HĐQT cấp tập đoàn ở tầng cao của trụ sở chính. Mười hai vị trí ngồi quanh bàn họp. Ở mỗi vị trí là một thành viên HĐQT có mặt trực tiếp. Trên màn hình phía cuối phòng, sáu vị trí khác hiển thị qua video. Năm thành viên HĐQT độc lập tham gia từ Singapore, Tokyo, London, và hai chi nhánh của tập đoàn tại Cần Thơ và Đà Nẵng.

Giám đốc Tài chính đang trình bày đề xuất đầu tư cho năm tài chính tới. Hai mươi lăm phút thảo luận trôi qua. Các thành viên trong phòng trao đổi. Một thành viên đặt câu hỏi về rủi ro thanh khoản. Một thành viên khác phản biện về thời điểm thị trường. Chủ tịch HĐQT đề xuất một số điều chỉnh.

Trong khoảng thời gian này, sáu thành viên ở xa nói tổng cộng ba mươi giây. Hai trong số đó chỉ là tiếng "vâng" hoặc "đồng ý". Một thành viên ở Singapore cố gắng đặt câu hỏi ở phút thứ mười tám nhưng tín hiệu bị cắt ngang khi một thành viên trong phòng tình cờ nói cùng lúc. Câu hỏi không được lặp lại.

Khi Chủ tịch HĐQT chuẩn bị kết thúc thảo luận và biểu quyết, ông quay sang màn hình hỏi: "Các thành viên ở xa có ý kiến nào nữa không?". Im lặng năm giây. Sau đó một câu "Tôi đồng ý với hướng đề xuất". Biểu quyết. Quyết định đầu tư được phê duyệt.

Sau cuộc họp, ai cũng có thể nói rằng cuộc họp này là cuộc họp lai. Trong phòng có người trực tiếp, trên màn hình có người ở xa. Đã có biểu quyết. Đã có quyết định. Hệ thống nghe nhìn hoạt động ổn định. Không có sự cố kỹ thuật nghiêm trọng.

Nhưng đây không phải cuộc họp lai đúng nghĩa. Đây là một cuộc họp trong phòng có khán giả từ xa.

Sự khác biệt giữa hai loại cuộc họp này không nằm ở thiết bị. Nằm ở chất lượng quyết định, ở cảm giác được tham gia, ở tỷ lệ ý kiến từ xa được đưa vào kết quả cuối cùng. Trong cuộc họp trên, năm thành viên HĐQT độc lập với góc nhìn quốc tế đã chỉ đóng góp tổng cộng ba mươi giây vào một quyết định đầu tư trị giá nhiều trăm tỷ đồng. Không phải vì họ không có ý kiến. Là vì kiến trúc cuộc họp không cho phép ý kiến của họ được nghe.

Đây là khuôn mẫu lặp lại trong nhiều dự án Bá Hùng đã khảo sát qua hai mươi ba năm phục vụ thị trường Việt Nam. Phần lớn các phòng họp được gọi là "lai" tại Việt Nam không phải lai theo nghĩa đầy đủ của từ này. Tỷ lệ chính xác có thể tranh luận. Khuôn mẫu thì rõ ràng.

Bài viết này về năm tiêu chí định nghĩa lai thực sự, vì sao phần lớn phòng họp tại Việt Nam thiếu một hoặc nhiều tiêu chí, và hậu quả không được nói ra của tình trạng này đối với chất lượng quyết định, giữ chân nhân tài, và hiệu quả vận hành tổ chức.

III. Vì sao phần lớn phòng họp tại Việt Nam không đạt

Có năm lý do căn bản dẫn đến tình trạng này. Không lý do nào là lỗi cá nhân. Tất cả là khuôn mẫu mang tính hệ thống của thị trường.

Đầu tư thiết bị không tương xứng với mục tiêu. Một số tổ chức mua thanh video tích hợp với chi phí vừa phải và đặt ở phòng họp lớn nơi sản phẩm này không được thiết kế cho. Sản phẩm tốt cho phòng họp ba đến tám người. Khi áp dụng cho phòng họp HĐQT mười hai người với bàn dài năm mét, micro tích hợp không đủ phạm vi thu cho các vị trí xa, camera góc rộng hiển thị mọi người như những hình ảnh nhỏ không rõ biểu cảm. Đầu tư có vẻ hợp lý theo bảng giá, không hợp lý theo nhu cầu thực tế.

Âm học của phòng không được tính đến. Phòng họp HĐQT thường được thiết kế với trần cao và bề mặt cứng phản xạ cho cảm giác cao cấp. Chỉ số thời gian vang RT60 cao tạo tiếng vang. Khi micro thu âm thanh từ phòng có tiếng vang cao, đầu ra âm thanh qua nền tảng họp trực tuyến có chất lượng kém. Người tham dự từ xa nghe giọng nói có tiếng vọng, khó hiểu. Vấn đề không phải ở thiết bị họp trực tuyến. Là ở nền tảng âm học của phòng. Thiết bị họp trực tuyến tốt không thể bù đắp cho âm học kém.

Điều kiện đường truyền của người từ xa không được tính đến. Khi người ở xa tham gia từ Wi-Fi tại nhà, từ văn phòng chi nhánh có băng thông không ổn định, hoặc từ điện thoại di động qua 4G, chất lượng cuộc họp cho họ khác hẳn so với người trong phòng. Tổ chức đầu tư mạnh cho phòng họp tại trụ sở nhưng không hỗ trợ tương xứng cho hạ tầng làm việc từ xa của nhân viên. Người ở xa không đạt chất lượng không phải do thiết bị của họ, mà do điều kiện đường truyền không đảm bảo. Cuộc họp lai không thể được giải quyết chỉ ở phía trong phòng.

Văn hoá họp không được điều chỉnh. Trong văn hoá họp Việt Nam, người chủ trì thường xoay quanh người ngồi gần nhất bằng cái nhìn và lời nói. Người ở xa, trên màn hình, dễ bị bỏ qua một cách vô thức. Trò chuyện bên lề trong phòng xảy ra tự nhiên khi mọi người ngồi gần nhau. Người ở xa không nghe thấy, hoặc nghe thấy không rõ, không thể tham gia. Không ai cố ý gạt người ở xa ra ngoài, nhưng văn hoá họp tự nhiên dẫn đến sự loại trừ. Hệ thống nghe nhìn không thể sửa được vấn đề văn hoá.

Kỷ luật điều phối không tồn tại. Một cuộc họp lai thực sự cần điều phối viên có kỷ luật đặc biệt. Phải tạm dừng để cho người ở xa phát biểu. Phải gọi tên người ở xa để mời ý kiến. Phải lặp lại câu hỏi cho người ở xa nếu nó bị bỏ qua. Phải kiểm tra âm thanh cho người ở xa trước khi cuộc họp bắt đầu. Phần lớn các cuộc họp tại Việt Nam không có điều phối viên chuyên trách. Người chủ trì cuộc họp là người ra quyết định, không phải người điều phối. Hai vai trò này có yêu cầu kỹ năng khác nhau.

Khi tất cả năm vấn đề này tồn tại đồng thời trong một tổ chức, cuộc họp lai trở thành sân khấu trình diễn. Có công nghệ. Có người từ xa. Có biểu quyết. Nhưng không có sự bao hàm thực sự.

V. Tâm thế cần thay đổi: từ "phát một chiều có khán giả" sang "lai thực sự"

Cuộc trao đổi đúng về cuộc họp lai không bắt đầu từ thiết bị. Bắt đầu từ tâm thế của tổ chức.

Tâm thế "phát một chiều có khán giả" coi cuộc họp như một sự kiện trong phòng, với người ở xa như khán giả từ xa. Quyết định được đưa ra bởi người trong phòng. Người ở xa cung cấp ý kiến khi được hỏi. Hành vi mặc định là tập trung vào người trong phòng.

Tâm thế "lai thực sự" coi cuộc họp như một sự kiện ảo có biểu hiện vật lý ở nhiều địa điểm. Quyết định được đưa ra bởi tất cả người tham dự. Vị trí không quan trọng. Hành vi mặc định là thân thiện với người ở xa, vì nếu thân thiện với người ở xa thì người trong phòng cũng tốt.

Sự thay đổi tâm thế này không phải sự kiện một lần. Là một quá trình. Bao gồm:

Chế độ mặc định là thân thiện với người ở xa. Khi thiết kế phòng họp, câu hỏi đầu tiên không phải là "trải nghiệm trong phòng tốt thế nào". Là "trải nghiệm từ xa có đủ tốt để người ở xa cảm thấy bình đẳng không". Khi tổ chức cuộc họp, câu hỏi đầu tiên không phải "ai trong phòng". Là "ai cần tham gia, và họ ở đâu".

Đầu tư cân bằng giữa hạ tầng trong phòng và hạ tầng từ xa. Nếu tổ chức chi mười triệu đô la cho phòng họp HĐQT trụ sở chính và một triệu đô la cho hạ tầng làm việc từ xa của lãnh đạo cấp cao, ngay từ danh mục đầu tư đã không phải lai thực sự. Lai thực sự cần đầu tư cân bằng. Lãnh đạo cấp cao ở xa cần phòng làm việc chất lượng cao tại nhà hoặc chi nhánh, không chỉ camera máy tính xách tay.

Kỷ luật điều phối được thiết lập như một vai trò chuyên biệt. Một số tổ chức tiến bộ đã có điều phối viên chuyên trách cho cuộc họp quan trọng, không phải là người chủ trì ra quyết định. Điều phối viên có nhiệm vụ đảm bảo sự bình đẳng của tất cả người tham dự. Đây là vai trò mới mà nhiều tổ chức Việt Nam chưa có.

Thiết kế cuộc họp như một bộ môn. Cuộc họp được thiết kế trước khi diễn ra. Chương trình họp có thời gian cụ thể cho mỗi người tham dự. Các quyết định được đánh dấu rõ ràng để người ở xa biết khi nào cần tập trung. Tài liệu đọc trước được gửi sớm để giảm phụ thuộc vào lời giải thích trong cuộc họp. Trao đổi tiếp theo cho người không tham dự kịp.

VII. Khi nào không cần đầu tư vào lai thực sự

Đây là khoanh vùng trung thực. Không phải mọi cuộc họp đều cần lai thực sự.

Một số loại cuộc họp tự nhiên là do người trình bày dẫn dắt. Cuộc họp toàn công ty của Tổng Giám đốc cho toàn bộ nhân viên là phát một chiều theo thiết kế. Khán giả không cần bình đẳng tương tác. Cần thấy được, nghe được rõ ràng, hỏi được câu hỏi qua chức năng nhắn tin. Đầu tư cho lai thực sự cho loại cuộc họp này là quá mức cần thiết.

Một số cuộc họp là ra quyết định bởi nhóm hạt nhân. HĐQT họp về vấn đề chiến lược có thể chỉ cần một nhóm cốt lõi có mặt đầy đủ. Người tham gia từ xa là phép xã giao, không phải thiết yếu. Đầu tư đúng mức cho loại cuộc họp này khác với HĐQT có thành viên độc lập quốc tế.

Một số cuộc họp là thông báo, không phải thảo luận. Công bố kết quả quý, công bố thay đổi chính sách. Khán giả nghe và phản hồi sau. Tương tác trực tiếp không cần thiết.

Khung quyết định đúng là phân loại cuộc họp theo hai trục. Trục thứ nhất: tỷ lệ người tham gia từ xa. Trục thứ hai: tầm quan trọng của đóng góp từ xa đối với kết quả. Khi cả hai trục cao, lai thực sự là thiết yếu. Khi một trục thấp, cấu hình đơn giản hơn là đủ.

Cuộc họp HĐQT có thành viên độc lập quốc tế: cả hai trục cao, lai thực sự thiết yếu.

Cuộc họp toàn công ty của Tổng Giám đốc với toàn bộ nhân viên: tỷ lệ người ở xa cao nhưng tầm quan trọng của đóng góp từ xa thấp, cấu hình phát một chiều là đủ.

Cuộc họp nhóm cốt lõi về quyết định chiến lược: tỷ lệ người ở xa thấp, tầm quan trọng cao, có thể yêu cầu nhóm cốt lõi có mặt trong phòng với một người gọi vào từ xa.

Họp ngắn hàng ngày của đội: tỷ lệ người ở xa vừa, tầm quan trọng tương đương, lai thực sự có giá trị nhưng không cần cao cấp.

IX. Kết luận

Cuộc họp lai là một trong những xu hướng nơi làm việc lớn nhất của thập kỷ này. Tại Việt Nam, hầu hết các tổ chức lớn đã đầu tư vào "hạ tầng họp lai" sau giai đoạn đại dịch. Hệ thống nghe nhìn được mua. Phòng họp được trang bị. Nền tảng họp trực tuyến được mua bản quyền. Trên giấy tờ, lai đã được triển khai.

Trong thực tế, phần lớn các cấu hình này là phát một chiều có khán giả. Một cuộc họp trong phòng có người ngoài xem qua màn hình. Quyết định được đưa ra trong phòng. Người ở xa tham gia khi được mời. Có sự bao hàm hình thức, không có bao hàm thực sự.

Khoảng cách giữa "lai trên giấy" và "lai thực sự" không được đo đếm thường xuyên vì không có chỉ số đại diện cụ thể trong báo cáo điều hành. Nhưng tồn tại trong các chỉ số mà mọi lãnh đạo cấp cao đều quan tâm. Giữ chân nhân tài. Chất lượng quyết định. Kết quả đổi mới sáng tạo. Điểm gắn kết nhân viên.

Bá Hùng đã quan sát hàng trăm phòng họp lai tại Việt Nam qua hai mươi ba năm. Phần lớn không đạt năm sự bình đẳng của lai thực sự. Phần lớn đầu tư thiết bị không tương xứng với mục tiêu. Phần lớn không có kỷ luật điều phối. Phần lớn không tính đến nền tảng âm học.

Đây không phải tin xấu. Đây là cơ hội. Tổ chức nào có cuộc họp lai tốt hơn ra quyết định tốt hơn, giữ nhân tài tốt hơn, đổi mới nhanh hơn trong dài hạn. Khoảng cách giữa thực trạng và đích đến có thể thu hẹp được. Cần đầu tư đúng chỗ, đúng thứ tự, với đánh giá trung thực về tình trạng hiện tại.

Lai không phải "từ xa cộng tại chỗ". Là một cuộc họp mà vị trí không còn quan trọng.

Cuộc họp lai thực sự không có khái niệm "người đang trong phòng" và "người đang ở xa". Chỉ có "người đang tham gia".

Khi người tham gia từ xa không bị đối xử như công dân hạng hai, đó mới là lai.

Quý vị đang đánh giá lại hạ tầng họp lai của tổ chức sau giai đoạn đại dịch. Đang cân nhắc nâng cấp phòng họp HĐQT cho sự tham gia của công ty con từ xa. Đang xây dựng khung văn hoá cho làm việc lai bền vững. Chúng tôi mong được trao đổi để hiểu rõ hơn về thực trạng, đích đến, và con đường để thu hẹp khoảng cách giữa chúng. Cuộc trao đổi này không bắt đầu từ bảng giá thiết bị. Bắt đầu từ đánh giá trung thực về văn hoá họp của tổ chức.