2. Tư duy kiến trúc: đầu tư đòn bẩy thay vì đầu tư dàn trải

Khi cơ quan chính quyền cấp tỉnh cân nhắc nâng cấp công nghệ phòng họp, không ít nhà cung cấp đề xuất phương án trang bị toàn bộ. Mọi phòng họp Sở ban ngành, mọi phòng giao ban các đơn vị cấp huyện, mọi phòng tiếp dân của Trung tâm phục vụ hành chính công đều cần camera thông minh, microphone trần, hệ thống hiển thị tương tác. Báo giá tổng cho toàn tỉnh lên tới vài chục tỷ. Hội đồng Nhân dân thẩm định đề án rồi gác lại vì không phù hợp với khả năng cân đối ngân sách.

Cách tiếp cận đó sai về căn bản. Nó coi mọi phòng họp là tương đương về giá trị chỉ đạo điều hành. Thực tế, các phòng có giá trị rất khác nhau.

Phòng họp Ban thường vụ Tỉnh uỷ là nơi diễn ra các phiên thảo luận và biểu quyết về định hướng chiến lược, công tác cán bộ, các vấn đề an ninh chính trị địa phương. Mức độ quan trọng và mức độ bảo mật của phòng này không thể so sánh với bất kỳ phòng họp nào khác trong hệ thống chính quyền tỉnh. Một sự cố lộ lọt thông tin từ phòng này có thể ảnh hưởng đến công tác cán bộ chiến lược, đến quan hệ chính trị nội bộ, đến uy tín của tỉnh trong toàn quốc.

Hội trường Hội đồng Nhân dân tỉnh là nơi đại diện ý chí của cử tri toàn tỉnh thông qua các nghị quyết quan trọng về phát triển kinh tế xã hội, về ngân sách, về quy hoạch. Phiên chất vấn được truyền hình trực tiếp là một trong những hoạt động dân chủ rõ nét nhất của hệ thống chính quyền địa phương. Một sự cố kỹ thuật trong phiên chất vấn được truyền hình trực tiếp gây ấn tượng tiêu cực với cử tri toàn tỉnh, có thể được báo chí Trung ương phản ánh.

Phòng tiếp khách quốc tế của UBND tỉnh là cánh cửa đối ngoại của địa phương với các đoàn lãnh đạo Trung ương, các đoàn ngoại giao, các đoàn nhà đầu tư nước ngoài. Một phòng tiếp khách vận hành chuyên nghiệp đẳng cấp quốc tế có thể là yếu tố quyết định một dự án FDI hàng trăm triệu đô được ký kết với tỉnh này thay vì tỉnh khác trong cùng vùng cạnh tranh thu hút đầu tư.

Trong khi đó, phòng giao ban Sở ban ngành tổ chức buổi giao ca hàng ngày, brief công việc nội bộ, không cần đầu tư công nghệ cao cấp. Một màn hình ổn định, một micro cài áo cho người chủ trì, một kết nối nội bộ ổn định là đủ. Tương tự với phòng họp các đơn vị cấp xã phường, đầu tư công nghệ cao cấp tại đây không phù hợp với mức độ và tính chất công vụ.

Tư duy đòn bẩy đặt câu hỏi đơn giản: nếu phải chọn năm phòng để đầu tư đẳng cấp cao nhất trong toàn hệ thống chính quyền tỉnh, đó là năm phòng nào? Trả lời câu hỏi đó là bước khó nhất, nhưng cũng là bước có giá trị nhất cho việc lập đề án đầu tư công nghệ thông tin trình Hội đồng Nhân dân thẩm định.a

4. Mười kịch bản giá trị và bản đồ ưu tiên đầu tư

Phần dưới đây trình bày mười kịch bản giá trị thực tế chia thành ba nhóm theo chức năng vận hành của chính quyền cấp tỉnh. Sau đó là bản đồ ưu tiên đầu tư ba cấp tier giúp Văn phòng Tỉnh uỷ và Văn phòng UBND thấy rõ phòng nào cần đầu tư trước, phòng nào sau, phòng nào không cần.

Nhóm A: Đảng và chính quyền cấp tỉnh

Kịch bản 1. Họp Ban thường vụ Tỉnh uỷ với bảo mật tuyệt đối

Ban thường vụ Tỉnh uỷ họp định kỳ thảo luận về công tác cán bộ, định hướng phát triển kinh tế xã hội, các vấn đề an ninh chính trị địa phương. Hệ thống cộng tác trong phòng họp Ban thường vụ được cấu hình chạy hoàn toàn trong mạng nội bộ cô lập của Tỉnh uỷ, không có kết nối ra Internet, không lưu trữ trên cloud bên ngoài. Slide báo cáo, biểu đồ dữ liệu, tài liệu tham khảo đến và đi trong phiên họp, không để lại dấu vết trên server công cộng. Sau phiên họp, hệ thống tự động xóa nội dung tạm theo cấu hình mặc định. Đây là yêu cầu mà các nền tảng họp trực tuyến quốc tế không thể đáp ứng.

Kịch bản 2. Đại hội Đảng bộ tỉnh kết nối các Đảng bộ trực thuộc

Đại hội Đảng bộ tỉnh tổ chức năm năm một lần là sự kiện chính trị quan trọng nhất của địa phương. Hội trường chính tổ chức phiên chính thức cho các đại biểu được bầu. Đồng thời, tín hiệu được phát đồng bộ qua multicasting nội bộ tỉnh tới các điểm cầu Đảng bộ huyện, Đảng bộ Sở ban ngành, Đảng bộ doanh nghiệp nhà nước trực thuộc, để toàn bộ đảng viên trên địa bàn tỉnh theo dõi trong cùng thời điểm. Theme nghi thức đại hội được hiển thị đồng nhất ở tất cả các điểm cầu. Tài liệu đại hội được đẩy xuống thiết bị của các đại biểu đã được xác thực, không phát hành qua kênh công cộng.

Kịch bản 3. Phiên họp Hội đồng Nhân dân với chất vấn truyền hình trực tiếp

Phiên họp Hội đồng Nhân dân định kỳ hai lần trong năm có nghi thức truyền hình trực tiếp các phiên chất vấn để cử tri toàn tỉnh theo dõi. Hệ thống cộng tác hybrid được trang bị cố định tại hội trường Hội đồng Nhân dân, không cần lắp đặt tạm thời mỗi kỳ. Luồng phát ra Internet công cộng được kết nối với kênh chính thức của Đài phát thanh truyền hình tỉnh để truyền hình trực tiếp. Đại biểu nhận tài liệu chất vấn realtime trên thiết bị cá nhân qua luồng phát nội bộ. Phiên chất vấn diễn ra suôn sẻ, không có sự cố kỹ thuật. Cử tri toàn tỉnh thấy hình ảnh chính quyền địa phương vận hành chuyên nghiệp.

Kịch bản 4. Họp Uỷ ban Nhân dân tỉnh đa Sở với tài liệu phân loại

Phiên họp UBND tỉnh hàng tháng với sự tham dự của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và lãnh đạo các Sở ban ngành. Báo cáo của các Sở được trình bày và thảo luận. Một số nội dung là tài liệu công khai, một số nội dung là tài liệu nội bộ. Hệ thống cộng tác cho phép phân quyền hiển thị: tài liệu công khai hiển thị trên màn hình chính cả phòng nhìn thấy, tài liệu nội bộ chỉ đẩy xuống thiết bị cá nhân của các đồng chí có thẩm quyền truy cập theo phân quyền đã cấu hình. Văn phòng UBND không phải in nhiều bộ tài liệu giấy phân loại theo từng cấp mật độ.

Nhóm B: Liên kết tỉnh huyện xã

Kịch bản 5. Họp ứng phó khẩn cấp với các Sở ban ngành

Tỉnh xảy ra tình huống khẩn cấp như bão lụt, cháy rừng quy mô lớn, dịch bệnh bùng phát, sự cố môi trường nghiêm trọng. Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh triệu tập họp khẩn lúc mười một giờ đêm. Lãnh đạo Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Y tế, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, Công an tỉnh nhận thông báo trên điện thoại. Trong vòng năm phút, tất cả tham dự cuộc họp khẩn từ vị trí hiện tại của mình qua thiết bị di động, vẫn xem được bản đồ hiện trường, biểu đồ dữ liệu khí tượng thuỷ văn, hình ảnh trực tiếp từ phương tiện cơ động đang ở hiện trường. Quyết định ứng phó được ra trong cùng đêm. Thiệt hại được giảm thiểu nhờ phản ứng kịp thời.

Kịch bản 6. Triển khai nghị quyết Trung ương xuống cấp huyện và xã

Tỉnh uỷ tổ chức buổi triển khai một nghị quyết quan trọng của Trung ương xuống toàn bộ hai mươi huyện và một trăm sáu mươi xã phường. Buổi triển khai được tổ chức tại hội trường Tỉnh uỷ với sự tham dự của lãnh đạo tỉnh và lãnh đạo các huyện. Đồng thời, tín hiệu được phát đồng bộ tới phòng họp các UBND huyện và phòng họp các UBND xã đã được trang bị tương thích. Lãnh đạo cấp huyện và cấp xã trên toàn tỉnh nghe trực tiếp từ đồng chí Bí thư Tỉnh uỷ, không qua các vòng truyền đạt trung gian. Tài liệu hướng dẫn được đẩy xuống thiết bị của các đồng chí tham dự cùng thời điểm. Việc triển khai chính sách Trung ương xuống cấp cơ sở được thực hiện đồng bộ trong cùng một phiên thay vì kéo dài qua nhiều ngày công văn.

Kịch bản 7. Tiếp xúc cử tri đa điểm cầu

Đại biểu Quốc hội của tỉnh hoặc đại biểu Hội đồng Nhân dân tổ chức tiếp xúc cử tri định kỳ. Cử tri ở các huyện vùng sâu vùng xa di chuyển khó khăn lên trung tâm huyện. Đại biểu tổ chức buổi tiếp xúc cử tri đa điểm cầu: đại biểu ngồi tại hội trường UBND huyện trung tâm, cử tri tại các xã ngồi tại phòng họp UBND xã của mình. Cử tri đặt câu hỏi qua hệ thống cộng tác, đại biểu trả lời trực tiếp. Cử tri ở vùng sâu được tiếp xúc đại biểu mà không phải đi xa, đại biểu tiếp xúc được nhiều cử tri hơn trong cùng buổi tiếp xúc.

Nhóm C: Quan hệ đối ngoại và xúc tiến đầu tư

Kịch bản 8. Tiếp đoàn lãnh đạo Trung ương về làm việc với địa phương

Đoàn lãnh đạo Trung ương về làm việc với tỉnh để kiểm tra triển khai nghị quyết, làm việc về dự án trọng điểm quốc gia, hoặc thị sát tình hình đặc biệt. Phòng tiếp khách trang trọng của UBND tỉnh được trang bị hệ thống cộng tác hybrid với theme tùy chỉnh hiển thị quốc huy và logo tỉnh, kèm câu chào nghi thức chuẩn. Báo cáo của tỉnh được trình bày chuyên nghiệp với nhiều slide đa nguồn hiển thị đồng thời. Đoàn lãnh đạo Trung ương ấn tượng về năng lực vận hành chuyên nghiệp của địa phương. Đây là yếu tố vô hình nhưng quan trọng trong các vòng đánh giá xếp hạng năng lực điều hành cấp tỉnh.

Kịch bản 9. Hội nghị xúc tiến đầu tư với đối tác FDI

Tỉnh tổ chức hội nghị xúc tiến đầu tư hàng năm cho các nhà đầu tư nước ngoài tiềm năng. Năm trăm nhà đầu tư từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, châu Âu tham dự. Một số có mặt trực tiếp tại hội trường, một số dự trực tuyến qua livestream chất lượng broadcast. Lãnh đạo tỉnh trình bày tiềm năng và chính sách thu hút đầu tư bằng tiếng Anh và song ngữ. Custom theme hiển thị quốc kỳ tỉnh kết bạn cùng quốc kỳ các nước đối tác. Bản đồ quy hoạch các khu công nghiệp, biểu đồ chỉ số hấp dẫn đầu tư, danh mục dự án kêu gọi đầu tư được hiển thị đồng thời. Sau hội nghị, một số nhà đầu tư quay lại làm việc cụ thể tại phòng tiếp khách của UBND tỉnh.

Kịch bản 10. Tiếp đoàn ngoại giao và đoàn doanh nghiệp quốc tế

Tỉnh thường xuyên tiếp các đoàn đại sứ quán, lãnh sự quán nước ngoài đến thăm, các đoàn doanh nghiệp quốc tế khảo sát môi trường đầu tư, các đoàn nhà tài trợ chương trình hợp tác phát triển. Phòng tiếp khách quốc tế được trang bị chuẩn ngoại giao. Theme tùy chỉnh hiển thị logo tổ chức khách kèm câu chào song ngữ. Hệ thống livestream nội bộ kết nối với phòng làm việc của các Sở liên quan để cán bộ chuyên môn theo dõi đồng thời, sẵn sàng tham mưu khi có câu hỏi chuyên ngành phát sinh trong cuộc tiếp.

5. Vai trò Bá Hùng Technology, lưu ý compliance và mô hình hợp tác

Khi Tỉnh uỷ và UBND tỉnh quyết định đầu tư hệ thống cộng tác hybrid cho phòng họp chính quyền, lựa chọn đối tác đồng hành quan trọng hơn lựa chọn thiết bị. Hệ thống phục vụ chính quyền không phải tài sản mua một lần. Đó là cơ sở hạ tầng phải đồng hành cùng các phiên họp Ban thường vụ định kỳ, các kỳ họp Hội đồng Nhân dân, các đoàn khách Trung ương và quốc tế trong nhiều nhiệm kỳ liên tiếp. Lựa chọn đối tác sai có thể dẫn đến mắc kẹt với hệ thống không đáp ứng yêu cầu mới của Bộ Chính trị về chính quyền số.

Năm vai trò của Bá Hùng trong dự án phòng họp chính quyền cấp tỉnh

Vai trò 1. Tư vấn kiến trúc giải pháp tuân thủ quy định bảo mật của Đảng và Nhà nước. Bá Hùng không bán thiết bị ngay từ đầu. Đội ngũ kỹ sư của Bá Hùng làm việc trực tiếp với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông để hiểu các yêu cầu công vụ cụ thể: tần suất họp Ban thường vụ, mô hình truyền hình phiên chất vấn HĐND, kế hoạch tổ chức Đại hội Đảng bộ, định hướng tiếp xúc đối tác FDI. Báo cáo cuối là tài liệu tham mưu chiến lược, hỗ trợ Văn phòng lập đề án đầu tư công nghệ thông tin trình Hội đồng Nhân dân thẩm định theo đúng quy trình ngân sách công.

Vai trò 2. Phân phối thiết bị từ đối tác công nghệ G7, Châu Âu và Vương quốc Anh. Bá Hùng là nhà phân phối chính thức tại Việt Nam của các đối tác công nghệ wireless collaboration uy tín đến từ G7, Châu Âu và Vương quốc Anh. Đối với hệ thống chính quyền cấp tỉnh, nguồn gốc thiết bị từ các quốc gia phương Tây thân thiện là yếu tố quan trọng đáp ứng định hướng chiến lược về an ninh chuỗi cung ứng công nghệ thông tin trong lĩnh vực Đảng và Nhà nước. Toàn bộ hồ sơ thiết bị bao gồm chứng nhận chuẩn an toàn quốc tế, hồ sơ nguồn gốc nhập khẩu chính ngạch, giấy chứng nhận xuất xứ được cung cấp đầy đủ cho công tác kiểm toán Nhà nước.

Vai trò 3. Tích hợp triển khai trên trục dọc tỉnh huyện xã. Triển khai hệ thống cộng tác đồng bộ trên trục dọc tỉnh huyện xã đòi hỏi năng lực dự án quy mô lớn và hiểu biết về cơ cấu hành chính địa phương. Bá Hùng có kinh nghiệm triển khai cho các dự án chính quyền cấp tỉnh, có quy trình chuẩn cho việc lập kế hoạch theo từng giai đoạn ngân sách, thi công đồng bộ, kiểm thử nghiệm thu, bàn giao có biên bản đầy đủ phục vụ quyết toán dự án đầu tư công nghệ thông tin theo quy định.

Vai trò 4. Bảo hành dài hạn và cập nhật firmware miễn phí trọn đời. Hệ thống công nghệ phòng họp chính quyền cần được duy trì hoạt động ổn định trong tối thiểu năm năm để đáp ứng vòng đời nhiệm kỳ của Hội đồng Nhân dân và Tỉnh uỷ. Bá Hùng cam kết bảo hành phần cứng năm năm và cập nhật firmware miễn phí trọn đời thiết bị. Khi đối tác công nghệ phát hành phiên bản phần mềm mới, toàn bộ thiết bị của tỉnh được cập nhật đồng loạt theo lịch bảo trì đã được phê duyệt, không phát sinh chi phí, không ảnh hưởng vận hành công vụ.

Vai trò 5. Hậu mãi phản ứng nhanh với cam kết SLA cho sự kiện trọng đại. Đối với các sự kiện trọng đại của tỉnh như kỳ họp Hội đồng Nhân dân, Đại hội Đảng bộ, hội nghị xúc tiến đầu tư, đoàn lãnh đạo Trung ương về làm việc, không có chỗ cho rủi ro kỹ thuật. Bá Hùng cam kết SLA phản ứng nhanh với quy trình kịch bản dự phòng được xây dựng riêng cho từng tỉnh khách hàng. Trước sự kiện hai mươi bốn tiếng, đội kỹ thuật kiểm tra sức khỏe toàn bộ thiết bị từ xa qua hệ thống quản trị tập trung. Trong thời gian diễn ra sự kiện, có kỹ sư trực điện thoại nóng và kỹ sư có thể có mặt tại hiện trường khi cần.

Lưu ý quan trọng về compliance và phạm vi triển khai

Kiến trúc on-premise là điều kiện bắt buộc cho phòng Tier 1. Đối với phòng họp Ban thường vụ Tỉnh uỷ, các phòng họp UBND có nội dung mật, các phòng họp công tác cán bộ, kiến trúc on-premise hoàn toàn không phải lựa chọn mà là điều kiện bắt buộc. Bá Hùng triển khai server trong trung tâm dữ liệu của tỉnh, cấu hình mạng cô lập với Internet công cộng, tắt mọi tính năng kết nối ra ngoài. Hệ thống chỉ hoạt động trong phạm vi mạng nội bộ Tỉnh uỷ, không có khả năng vô tình kết nối ra cloud thương mại quốc tế. Việc tuân thủ này được xác nhận qua biên bản bàn giao có sự chứng kiến của đại diện Sở Thông tin và Truyền thông và đơn vị tham mưu công nghệ thông tin của tỉnh.

Phạm vi áp dụng và ranh giới với hệ thống biểu quyết chuyên dụng. Hệ thống cộng tác hybrid được trình bày trong bài viết này là giải pháp wireless presentation và collaboration. Đối với các phòng có nhu cầu biểu quyết điện tử như phòng họp Ban thường vụ, hội trường Hội đồng Nhân dân, hệ thống biểu quyết chuyên dụng được trang bị riêng. Bá Hùng cũng phân phối các giải pháp biểu quyết chuyên dụng từ đối tác Châu Âu hơn ba mươi lăm năm kinh nghiệm với khả năng biểu quyết offline ngay tại bàn họp đảm bảo bảo mật phiếu kín. Hai hệ thống có thể tích hợp song song trong cùng phòng, mỗi hệ giải quyết một bài toán riêng. Trong giai đoạn tư vấn ban đầu, đội ngũ Bá Hùng làm rõ phạm vi đề xuất để Văn phòng Tỉnh uỷ và Văn phòng UBND có quyết định đầu tư phù hợp.