Lớp 1. Phòng họp là nơi doanh nghiệp mất thời gian nhiều nhất mà không ai đo

Hãy nhân thử: mười phút đầu mỗi cuộc họp dành cho việc kết nối máy tính, tìm dây, chờ bên kia vào phòng ảo, thử micro. Nhân với số cuộc họp mỗi ngày, nhân với số phòng, nhân với mức lương của những người đang ngồi chờ. Con số đó lớn hơn giá trị của toàn bộ thiết bị trong phòng, và nó lặp lại mỗi năm.

Nguyên nhân hiếm khi là thiết bị kém. Nguyên nhân thường là mỗi phòng một kiểu, mỗi phòng một cách bấm, và không ai chịu trách nhiệm về việc chúng phải giống nhau.

Cách giải bắt đầu bằng chuẩn hóa xuống ba cấp phòng: phòng nhỏ bốn tới sáu người cho cuộc gọi nhanh, phòng họp mười tới mười hai người, và phòng hội đồng hoặc phòng town hall. Ba cấp, ba cấu hình, một giao diện điều khiển dùng chung, để bất kỳ ai bước vào bất kỳ phòng nào cũng thao tác được mà không cần gọi phòng IT. Nền tảng gồm hội nghị truyền hình, cộng tác và trình chiếu không dây, màn hình chọn theo giải pháp hình ảnh phù hợp kích thước phòng chứ không phải theo màn lớn nhất trong dự toán, cùng nội thất AV cho không gian cộng tác để dây và ổ cắm không nằm vắt ngang mặt bàn.

Với phòng hội đồng và phòng họp lớn, bài toán chuyển sang âm thanh. Bàn dài, người phát biểu ngồi cách micro xa hơn ta tưởng, và không ai muốn nói vào một chiếc micro dựng trước mặt suốt ba tiếng. Ở đây có một ràng buộc vật lý đáng biết: khoảng cách từ miệng tới micro tuân theo định luật bình phương nghịch đảo, đưa micro từ 20cm ra 160cm là mất khoảng 18dB, tương đương phải bù bằng 64 lần công suất, và đó chính là ngưỡng hệ thống bắt đầu hú. Bá Hùng có kỹ thuật chống hú đa tầng cho phép đặt micro xa tới 160cm, nhưng đó là trần kỹ thuật trong điều kiện tối ưu gồm phòng đủ lớn, trần đủ cao và âm học đã xử lý, không phải cấu hình mặc định. Giá trị thực tế với một phòng họp thông thường nằm ở biên an toàn rộng hơn, tức là người điều khiển không phải chạy theo nút chỉnh mỗi khi có người nghiêng ra sau ghế. Với phòng hội đồng cần biểu quyết hoặc phiên dịch, phần này thuộc hệ hội nghị, biểu quyết và phiên dịch với nhóm thiết bị hội thảo tương ứng.

Còn một chi tiết mà rất nhiều văn phòng đẹp mắc phải: phòng họp bốn mặt kính, trần thông phía trên vách. Nhìn thì hiện đại, nghe thì dội, và người bên ngoài nghe được gần hết. Cả hai vấn đề đó thuộc về vật liệu và giải pháp âm học cho công trình, và chúng phải được quyết ở giai đoạn thiết kế nội thất, không phải sau khi nhân viên bắt đầu phàn nàn.

Lớp 3. Diện tích trống là tiền, và hầu như không ai đo mức sử dụng thật

Đây là lớp mang lại khoản tiết kiệm lớn nhất trong bài viết này, và nó không nằm ở thiết bị.

Phần lớn doanh nghiệp thuê diện tích dựa trên số nhân sự trên giấy và trên cảm giác về nhu cầu phòng họp. Trong thực tế, sau khi mô hình làm việc linh hoạt trở thành bình thường, tỷ lệ ghế có người ngồi vào một ngày bất kỳ thấp hơn con số trên hợp đồng thuê khá nhiều, còn phòng họp mười hai chỗ thì thường xuyên bị hai người dùng cho một cuộc gọi.

Không ai sửa được điều đó nếu không có số liệu. Quản trị cuộc họp thế hệ mới và không gian làm việc số cho phép đặt phòng và đặt chỗ ngồi, hiển thị trạng thái ngay tại cửa phòng, tự hủy đặt chỗ khi không ai tới, và quan trọng nhất là xuất ra báo cáo mức sử dụng thực tế theo phòng, theo giờ, theo tuần.

Với một doanh nghiệp đang cân nhắc gia hạn hợp đồng thuê, báo cáo đó thường là tài liệu có giá trị tài chính cao nhất mà bộ phận hành chính từng cầm trên tay: nó trả lời được câu hỏi nên thuê thêm một sàn hay nên bố trí lại sàn đang có. Với chủ đầu tư tòa nhà, cùng loại số liệu đó áp cho khu vực dùng chung giúp quyết định nên đầu tư thêm phòng họp chia sẻ hay thêm khu cộng tác.

Ở tầng tòa nhà, vận hành tòa nhà và năng lượng xanh thông minh biến chính dữ liệu hiện diện đó thành tiền theo cách đo được: khu vực không có người thì hệ thống tự hạ tải chiếu sáng và điều hòa, thay vì phụ thuộc vào việc người cuối cùng rời tầng có tắt đèn hay không. Đây cũng là phần đóng góp trực tiếp vào hồ sơ chứng nhận công trình xanh mà nhiều chủ đầu tư hạng A đang theo đuổi.

Lớp 5. Nền móng, và ranh giới trách nhiệm giữa chủ tòa nhà với khách thuê

Quay lại chỗ ranh giới ở đầu bài. Phần khung do chủ đầu tư làm quyết định khách thuê sau này tốn bao nhiêu và làm được tới đâu.

Bốn thứ nên có sẵn trong phần khung, vì bổ sung sau luôn đắt hơn nhiều lần: tuyến ống chờ từ khu kỹ thuật tầng vào trong sàn cho thuê; điểm nguồn ưu tiên cho các hệ chạy liên tục; khả năng chịu tải và điểm treo trên trần tại vùng dự kiến làm phòng họp lớn hoặc khu tiếp khách; và một trục mạng đủ dung lượng cho mười năm tới. Chủ đầu tư nào chuẩn bị sẵn bốn thứ này thường bán được điểm khác biệt rất rõ khi đàm phán với khách thuê lớn, đặc biệt là khách thuê nước ngoài vốn có bộ tiêu chuẩn kỹ thuật riêng.

Bên dưới tất cả là hai lớp không ai nhìn thấy. Nguồn an toàn, chống sét, lọc nhiễu và UPS, lớp bảo vệ rẻ nhất so với giá trị thiết bị nó đứng che phía trước, và là lớp bị cắt đầu tiên khi dự toán bị siết. Cùng với hạ tầng mạng thiết kế riêng cho AV và hạ tầng, an ninh mạng: luồng camera, âm thanh và hình ảnh không nên chạy chung mặt phẳng với mạng nghiệp vụ của khách thuê, vì tách bạch vừa giữ chất lượng ổn định vừa làm cho việc phân định trách nhiệm khi có sự cố trở nên rõ ràng.

Sau khi vận hành, câu hỏi duy nhất còn lại là ai biết một hệ thống đã hỏng trước khi người dùng phát hiện. Giám sát và quản lý từ xa hạ tầng cùng dịch vụ AV chăm sóc chủ động chuyển bảo trì từ thế bị động sang thế chủ động. Với tòa nhà nhiều khách thuê, đây cũng là công cụ để ban quản lý chứng minh chất lượng dịch vụ bằng số liệu thay vì bằng lời hứa. Còn phần thông tin thường ngày ở sảnh, thang máy và khu chờ thì thuộc digital signage và IPTV.

Vai trò của Bá Hùng trong một dự án văn phòng

Chúng tôi tham gia ở năm vai trò, thường là cả năm trên cùng một công trình: tư vấn kiến trúc giải pháp từ giai đoạn thiết kế cơ sở, cung cấp thiết bị từ các hãng đối tác trực tiếp tại G7 và Châu Âu, thi công tích hợp, bảo hành và bảo trì dài hạn, ứng cứu nhanh theo kịch bản sự cố dựng sẵn. Cách chúng tôi tiếp cận một công trình được mô tả trong tư duy kiến trúc giải pháp, phần đối tác nằm ở đối tác trực tiếp G7 và EU, phần quy trình và trách nhiệm nằm ở chứng nhận ISO 9001 duy trì liên tục từ năm 2011 và dịch vụ kỹ thuật.

Chi phí sửa một quyết định công nghệ tăng theo cấp số nhân qua từng mốc: ý tưởng, thiết kế cơ sở, thi công thô, hoàn thiện. Nếu dự án còn đang ở bản vẽ, đó là thời điểm rẻ nhất để nói chuyện. Gửi bản vẽ cho kiến trúc sư giải pháp của Bá Hùng để nhận bộ cấu hình phòng tham chiếu, ba mức đầu tư và bộ điều kiện kỹ thuật có thể đưa thẳng vào thuyết minh thiết kế.

Các nhóm công trình liền kề mà chúng tôi phục vụ: chủ đầu tư phát triển bất động sản, tòa nhà chung cư, ngân hàng và tài chính, cùng toàn bộ các nhóm thị trường khác.