Một sự cố nguồn điện giữa cuộc họp cấp cao: vì sao đây là loại rủi ro không được phép xảy ra dù chỉ một lần?

Trong phòng họp có những con số ai cũng nhìn thấy. Giá trị hợp đồng. Số người dự. Thời lượng buổi làm việc.

Nhưng có một con số không ai ghi ra, và nó thường lớn hơn tất cả những con số kia cộng lại. Đó là cái giá của bốn mươi giây im lặng không đúng lúc.

Bốn mươi giây, nếu rơi vào giữa một buổi họp nội bộ, chỉ là một chút bực mình. Cũng bốn mươi giây ấy, nếu rơi vào giữa lúc anh đang trình bày phần quan trọng nhất trước một đối tác đã bay nửa vòng trái đất tới đây, trước một hội đồng đang cân nhắc, trước một cấp trên lần đầu tiên tới thăm, thì nó không còn là bốn mươi giây nữa. Nó là một vết. Và cái vết đó không nằm trên thiết bị. Nó nằm trong đầu tất cả những người có mặt trong phòng.

Điều thật sự mất đi không phải là thời gian

Người ta hay an ủi nhau rằng sự cố kỹ thuật thì ai cũng gặp, mất mấy phút rồi chạy lại thôi.

Điều đó đúng về mặt vận hành, và sai hoàn toàn về mặt cảm nhận.

Bởi vì trong một buổi làm việc cấp cao, cái anh đang xây suốt từ đầu không phải là một bài trình bày. Anh đang xây một trạng thái. Sự tập trung của người nghe. Cái đà của lập luận. Cái cảm giác rằng nơi này chuyên nghiệp, chuẩn bị kỹ, đáng để đặt niềm tin. Trạng thái đó được bồi từng lớp một, chậm rãi, và nó rất mỏng.

Một cú chớp nguồn không lấy đi vài phút. Nó lấy đi cái trạng thái đó. Màn hình tắt. Micro chết. Tiếng ù trở lại. Đối tác ở đầu kia đường truyền im lặng chờ. Mấy chục con mắt trong phòng chuyển từ nội dung anh đang nói sang cái màn hình đen, rồi sang khuôn mặt anh. Và trong khoảnh khắc ấy, dù lỗi hoàn toàn không thuộc về anh, một câu hỏi vẫn tự động nảy lên trong đầu người đối diện: nếu ngay cả cái phòng họp còn chưa lo nổi, thì những thứ lớn hơn thì sao.

Anh sẽ không bao giờ nghe ai nói câu đó ra miệng. Nhưng anh sẽ cảm được nó, trong cái nhịp đã gãy, trong sự lịch sự hơi khách sáo của phần còn lại buổi làm việc.

Đó là thứ không có dòng nào trong bảng chi phí ghi lại được.

Vì sao đúng những phòng quan trọng nhất lại dễ tổn thương nhất

Có một nghịch lý mà tôi thấy đi thấy lại.

Những phòng họp cấp cao thường là những phòng được đầu tư nhiều nhất. Màn hình lớn, hệ hội nghị truyền hình, hệ âm thanh tốt, hệ điều khiển tập trung, hệ dịch thuật nếu có khách quốc tế. Nghĩa là mật độ thiết bị điện tử tinh vi trong một căn phòng cao hơn hẳn phần còn lại của tòa nhà.

Càng nhiều thiết bị tinh vi kết nối chằng chịt với nhau, chuỗi càng dài. Và một chuỗi thì chỉ mạnh bằng mắt xích yếu nhất. Chỉ cần một thiết bị trong chuỗi đó lú đi một nhịp vì nguồn, cả hệ có thể mất tiếng, mất hình, mất kết nối. Người trong phòng không thấy một thiết bị nhỏ nào đó vừa treo. Họ chỉ thấy buổi họp vừa đứng hình.

Nghịch lý là ở chỗ: căn phòng được đầu tư nhiều nhất, đông thiết bị nhất, dùng cho việc hệ trọng nhất, lại thường đứng trên cùng một cái nền điện với thang máy, với điều hòa trung tâm, với mọi con tải thô bạo khác trong tòa nhà. Người ta chăm chút rất kỹ những gì nhìn thấy trong phòng, và để nguyên cái nền vô hình đang đỡ tất cả.

Rủi ro này khác các rủi ro khác ở một điểm

Phần lớn rủi ro kỹ thuật có thể quy về tiền. Thiết bị hỏng thì thay, dữ liệu mất thì phục hồi, tốn kém nhưng đo đếm được, và có thể chấp nhận một xác suất nhỏ.

Rủi ro này thì không như vậy, vì hai lý do.

Thứ nhất, nó xảy ra trước mặt người khác. Không có chuyện xử lý âm thầm rồi rút kinh nghiệm. Sự cố diễn ra công khai, trước đúng những người mà anh cần gây dựng niềm tin nhất.

Thứ hai, nó không cho anh cơ hội làm lại. Một buổi ký kết, một buổi bảo vệ dự án, một buổi tiếp đoàn cấp cao, đó là những buổi chỉ diễn ra một lần. Anh không thể xin họ quay lại tuần sau để nghe lại phần bị mất.

Chính vì thế, cách đúng để nhìn rủi ro này không phải hỏi "xác suất xảy ra là bao nhiêu", mà hỏi "nếu nó xảy ra đúng một lần, đúng vào ngày quan trọng nhất, thì tôi mất gì". Với đa số phòng họp cấp cao, câu trả lời cho câu hỏi thứ hai đủ lớn để câu hỏi thứ nhất trở nên không quan trọng.

Vậy phải chuẩn bị thế nào

Có hai tầng chuẩn bị, và nhiều nơi chỉ làm tầng đầu tiên rồi tưởng đã xong.

Tầng thứ nhất là phòng ngừa: dựng cho căn phòng ấy một nền nguồn riêng, sạch và ổn định, được che chắn khỏi những biến động của phần còn lại trong tòa nhà, để cái cú giật của thang máy hay cú chớp của lưới điện không đi tới được những thiết bị trong phòng. Đây là phần kỹ thuật, và nó phải được tính từ lúc thiết kế chứ không phải chắp vá sau.

Tầng thứ hai, thứ mà rất ít nơi chuẩn bị, là kịch bản cho cái ngày mọi phòng ngừa vẫn không đủ. Vì trong đời thật, luôn còn một xác suất nhỏ. Câu hỏi lúc đó không phải "làm sao để không bao giờ có sự cố", mà là "nếu có, trong bao lâu thì phòng họp này trở lại như cũ, và ai là người biết chính xác phải làm gì trong khoảnh khắc đó".

Khoảng cách giữa một sự cố được xử lý trong vài chục giây bởi người đã có kịch bản sẵn, và cùng sự cố đó nhưng không ai biết bắt đầu từ đâu, chính là khoảng cách giữa một khoảnh khắc nhỏ mà ai cũng quên, và một buổi làm việc bị hỏng.

Chúng tôi dựng cả hai tầng đó cho những căn phòng không được phép sai: một nền nguồn được thiết kế riêng cho phòng, và một kịch bản ứng cứu đã được chuẩn bị trước cho đúng phòng đó, đúng hệ đó, để khi có chuyện thì việc cần làm đã nằm sẵn trong tay người trực, chứ không phải nghĩ ra tại chỗ.

Nếu trong tòa nhà của anh có một căn phòng mà những buổi quan trọng nhất của cả năm đều diễn ra ở đó, thì đáng để hỏi một câu rất đơn giản: căn phòng ấy hiện đang được che chắn tới đâu, và nếu hôm nay nó tắt giữa buổi, ai sẽ là người biết phải làm gì. Nếu câu trả lời chưa dứt khoát, thì đó là một cuộc trao đổi nên diễn ra trước ngày trọng đại, chứ không phải sau.