Khoản chi phí không nằm trong bất kỳ hóa đơn nào

Khoản chi phí không nằm trong bất kỳ hóa đơn nào

Góc Nhìn Bá Hùng

Văn phòng không thiếu thứ gì. Điều hòa chạy êm, nhiệt độ dễ chịu, đèn sáng đều, bàn ghế tươm tất. Nhìn từ ngoài vào, đây là một nơi làm việc tốt.

Nhưng vào khoảng đầu giờ chiều, có một điều lặng lẽ xảy ra mà không bảng biểu nào ghi lại. Cả tầng chùng xuống. Người ta đọc lại một đoạn email ba lần mới hiểu. Một cuộc họp lẽ ra ba mươi phút kéo thành một tiếng vì không ai nghĩ đủ nhanh để chốt. Ai đó rời bàn đi lấy cốc cà phê thứ ba. Không ai ốm. Không ai than phiền. Nhưng cả căn phòng đang chạy chậm hơn chính nó vào buổi sáng, và không ai gọi được tên lý do.

Lý do thường không nằm ở con người. Nó nằm ở thứ họ đang hít vào.

Cái giá phải trả mỗi ngày, mà không ai xuất hóa đơn

Một căn phòng kín với hàng chục con người và một hệ thống chỉ làm mát chứ không thực sự làm mới không khí sẽ dần tích lại thứ mắt không thấy. Lượng khí thở ra đọng lại đông hơn theo từng giờ. Không gian vẫn mát, vẫn sạch trên bề mặt, nhưng bầu không khí thì mỗi lúc một tù.

Bộ não con người phản ứng với điều đó trước khi cơ thể kịp lên tiếng. Khả năng tập trung giảm. Tốc độ xử lý chậm lại. Việc ra quyết định trở nên nặng nề hơn, dễ sai hơn, dễ trì hoãn hơn. Không đủ mạnh để ai đó cảm thấy mình bệnh. Chỉ đủ để mọi việc khó hơn một chút, chậm hơn một chút, kém sắc hơn một chút. Nhân điều đó với mỗi người trong phòng, mỗi giờ trong ngày.

Đây là một loại hao hụt tinh vi. Nó không đến dưới dạng một sự cố để người ta xử lý, cũng không có một hóa đơn để người ta thấy xót. Nó ẩn mình trong những email viết lại, những quyết định lùi sang ngày mai, những cuộc họp dài hơn cần thiết. Từng chút một, nó rút đi phần tinh túy nhất của lực lượng lao động mà tổ chức đang trả lương đầy đủ.

Khi quy nó thành tiền, con số sẽ khiến người ta giật mình

Hãy thử nhìn thẳng vào nó như một khoản chi.

Một tổ chức trả lương cho nhân viên theo tám tiếng mỗi ngày. Nhưng thứ họ thực sự nhận về không phải là tám tiếng có mặt, mà là số giờ tư duy có chất lượng trong tám tiếng đó. Khi bầu không khí bào mòn vài chục phần trăm khả năng tập trung suốt nửa cuối buổi làm, tổ chức vẫn trả đủ tiền lương, nhưng nhận về ít hơn hẳn thứ mình trả tiền để mua.

Lấy tổng quỹ lương của một tầng văn phòng. Lấy phần thời gian mỗi ngày mà năng suất bị kéo xuống vì không khí. Nhân hai thứ đó với nhau, rồi nhân tiếp với số ngày làm việc trong một năm. Con số hiện ra sẽ lớn hơn nhiều so với bất kỳ khoản nào mà bộ phận tài chính đang cố tiết kiệm ở chỗ khác.

Điều trớ trêu là người ta soi rất kỹ những khoản nhỏ mà nhìn thấy được. Tiền điện được theo dõi từng tháng. Tiền giấy in được nhắc nhở tiết kiệm. Tiền thuê được đàm phán từng mét vuông. Trong khi đó, khoản đắt nhất, khoản rút thẳng vào năng suất của toàn bộ đội ngũ, lại trôi qua mỗi ngày mà không ai chặn lại, chỉ vì nó không nằm trong một hóa đơn nào để bị đưa lên bàn họp.

Cái không đo được không có nghĩa là cái không mất. Nó chỉ có nghĩa là chưa ai nhìn thấy để tính.

Rồi đến một câu hỏi khác, khó trả lời hơn nhiều

Có một ngày, vấn đề không còn là năng suất.

Một nhân viên bắt đầu thắc mắc. Không khí trong này có ổn không. Sao cứ chiều là đau đầu, là nặng người. Rồi vài người nữa cùng cảm giác đó. Rồi một câu hỏi được nói thẳng ra, có thể trong một cuộc họp, có thể trong một tin nhắn nội bộ lan đi: nơi chúng ta ngồi tám tiếng mỗi ngày, bầu không khí ở đây có thực sự an toàn cho sức khỏe không.

Đây là khoảnh khắc mà nỗi đau đổi bản chất. Trước đó nó là chuyện tiền, âm thầm và có thể ngó lơ. Giờ nó thành chuyện trách nhiệm, công khai và không thể ngó lơ. Người quản lý tòa nhà, người phụ trách nhân sự, ban giám đốc, ai đó sẽ phải đứng ra trả lời. Và câu trả lời trung thực nhất, trong phần lớn trường hợp, lại là câu đáng sợ nhất: chúng tôi không biết, vì chưa từng ai đo.

Không có dữ liệu để trấn an. Không có bằng chứng để chứng minh mình đã quan tâm. Chỉ có một khoảng trống, đúng vào lúc người ta cần một câu trả lời chắc chắn nhất. Một tổ chức có thể chịu được tiếng là chi tiêu chưa tối ưu. Rất khó chịu được tiếng là đã để mặc sức khỏe của chính người của mình mà không hề hay biết.

Thứ cần đầu tiên không phải là một thiết bị

Trước phản xạ tự nhiên là đi mua một giải pháp nào đó gắn lên tường, có một bước đến trước và quan trọng hơn nhiều.

Thứ không nhìn thấy thì không thể quản lý. Một khoản chi bị ẩn đi sẽ không bao giờ được kiểm soát cho đến khi nó được đưa ra ánh sáng thành con số. Một rủi ro sức khỏe không được đo lường sẽ luôn là một câu hỏi bỏ ngỏ chờ ngày có người hỏi tới. Cho nên việc cần làm đầu tiên không phải là lắp thêm cái gì, mà là nhìn cho ra thứ vô hình mà tổ chức đang trả giá, biến nó từ một cảm giác mơ hồ thành một dữ kiện có thể đặt lên bàn.

Chỉ khi thấy được, người ta mới quyết định đúng được: cần làm gì, ở đâu, và bao nhiêu là đủ, thay vì mua theo cảm tính hoặc mặc kệ theo thói quen. Đây là chỗ mà kinh nghiệm và công nghệ đo lường từ các đối tác Đức và G7 đóng vai trò, không phải để bán một món đồ, mà để trả lời một câu hỏi mà tổ chức lẽ ra nên hỏi từ lâu: chính xác thì chúng ta đang hít thở thứ gì, và nó đang lấy đi của chúng ta những gì.

Khoản chi phí đắt nhất của một tòa nhà thường là khoản không ai nhìn thấy. Và thứ không nhìn thấy thì không thể quản lý, cho đến giây phút nó buộc người ta phải trả lời. Câu hỏi duy nhất là: bạn muốn nhìn thấy nó bây giờ, hay đợi đến khi có người hỏi bạn về nó?