Nếu anh đang đổ lỗi cho đường truyền, xin dừng lại. Vấn đề gần như không bao giờ nằm ở đó, và có một lý do rất cụ thể giải thích vì sao anh không nghe thấy nó.
Cuộc họp trực tuyến nào cũng bắt đầu giống nhau.
Đầu cầu bên kia nói họ nghe không rõ. Tiếng vọng. Tiếng ồn. Tiếng nói lúc to lúc nhỏ. Có lúc mất hẳn vài chữ.
Anh nhìn quanh phòng mình. Mọi người đang nghe nhau bình thường. Không ai kêu ca gì. Chất lượng âm thanh trong phòng hoàn toàn ổn.
Nên anh kết luận rằng vấn đề nằm ở đường truyền, hoặc ở phần mềm, hoặc ở phía họ. Và anh gọi bộ phận công nghệ thông tin.
Bộ phận công nghệ thông tin kiểm tra. Mạng chạy tốt. Băng thông thừa. Không có gì bất thường.
Vòng lặp này lặp lại vài lần, rồi mọi người bỏ cuộc và sống chung với nó.
Bài viết này giải thích chuyện gì đang thực sự xảy ra, và vì sao anh không thể nghe thấy nó dù anh đang ngồi ngay trong phòng.
Hãy để ý một điều rất lạ trong tình huống này, và nó là chìa khoá của toàn bộ vấn đề.
Người trong phòng nghe rất rõ. Chỉ có đầu bên kia là nghe tệ.
Nếu chiếc micro của anh kém, thì lẽ ra cả hai bên đều phải nghe tệ. Nhưng không phải vậy.
Vậy sự khác biệt nằm ở đâu?
Nó nằm ở chỗ tai người và micro không nghe cùng một thứ. Và tai người thì gian lận.
Đây là điều mà rất ít người biết, và một khi biết rồi thì không bao giờ quên được.
Khi anh ngồi trong phòng họp và nghe một người nói, tai anh không chỉ nhận được giọng nói của người đó.
Tai anh nhận được: giọng nói, cộng với tiếng vang của giọng nói đó dội lại từ tường và trần, cộng với tiếng điều hoà, cộng với tiếng người bên cạnh lật giấy, cộng với tiếng gõ bàn phím, cộng với tiếng vọng từ hành lang.
Tất cả những thứ đó đều đi vào tai anh, cùng lúc, trộn lẫn vào nhau.
Nhưng anh không nghe thấy chúng.
Bởi vì não anh có một khả năng phi thường: nó tách giọng nói ra khỏi mọi thứ còn lại. Nó dùng hai tai để định vị nguồn âm, nó nhận ra đâu là âm trực tiếp và đâu là âm phản xạ, nó biết cái gì đáng chú ý và cái gì là nền.
Nó làm việc đó liên tục, suốt cuộc đời anh, và anh chưa bao giờ phải nghĩ về nó.
Anh không nghe thấy căn phòng của mình. Anh nghe thấy phiên bản đã được não anh xử lý và làm sạch. Và cái phiên bản đó không tồn tại ở bất kỳ đâu ngoài đầu anh.
Chiếc micro không làm được việc đó. Nó không có hai tai. Nó không biết đâu là người quan trọng và đâu là tiếng điều hoà.
Nó chỉ làm đúng một việc: thu tất cả mọi thứ chạm vào nó, với cùng một trọng số, rồi gửi đi.
Và thứ nó gửi đi là căn phòng của anh, nguyên vẹn, không qua bộ lọc nào.
Hãy nhìn bảng này.
Cột giữa là những gì anh nghe. Cột phải là những gì đầu cầu bên kia nghe.
Năm dòng khác nhau. Và năm dòng đó là toàn bộ vấn đề.
Phòng họp của anh chưa bao giờ nghe hay. Anh chỉ chưa bao giờ nghe thấy nó đúng như nó là. Cuộc họp trực tuyến là lần đầu tiên anh nghe thấy căn phòng của mình bằng tai của người khác.
Có ba thứ trong căn phòng của anh đang phá hoại, và cả ba đều vô hình với người ngồi trong đó.
THỨ NHẤT: TIẾNG VANG
Trong một căn phòng nhiều bề mặt cứng, kính, đá, thạch cao phẳng, giọng nói không đi thẳng vào micro rồi hết. Nó đập vào tường, dội lại, đập vào trần, dội lại, và tiếp tục đi vào micro trong một khoảng thời gian sau đó.
Nghĩa là micro không thu giọng nói một lần. Nó thu giọng nói, rồi thu lại chính giọng nói đó nhiều lần nữa, với độ trễ khác nhau và cường độ khác nhau.
Não anh gộp tất cả những thứ đó lại thành một giọng nói duy nhất, rõ ràng. Đầu cầu bên kia thì nhận được một mớ chồng chéo.
Đó chính là thứ họ gọi là nghe như trong hang, hoặc nghe có tiếng vọng.
THỨ HAI: KHOẢNG CÁCH
Đây là yếu tố mạnh nhất, và nó tuân theo một quy luật vật lý rất lạnh lùng.
Cường độ âm giảm theo bình phương khoảng cách. Khi người nói ngồi xa micro gấp đôi, giọng của họ đến micro yếu đi bốn lần.
Nhưng tiếng điều hoà, tiếng vang, tiếng ồn nền thì không giảm đi, vì chúng ở khắp phòng.
Nghĩa là mỗi centimet người nói ngồi xa micro, tỷ lệ giữa giọng nói và tạp âm lại xấu đi. Và đó chính là con số quyết định đầu cầu bên kia nghe rõ hay không.
Trong phòng, anh không nhận ra điều này, vì não anh bù đắp được. Micro thì không.
THỨ BA: TIẾNG ỒN NỀN
Tiếng điều hoà mà anh đã quen tới mức không còn nghe thấy nữa.
Đây là một hiện tượng có thật của thính giác: khi một âm thanh không đổi kéo dài, não sẽ dần đẩy nó xuống nền và ngừng báo cáo nó lên ý thức. Anh vẫn nghe nó về mặt vật lý, nhưng anh không nhận thức được nó.
Micro thì không quen được với cái gì cả. Với nó, tiếng điều hoà hôm nay to đúng bằng tiếng điều hoà ngày đầu tiên.
Nhiều người, khi gặp vấn đề này, sẽ đi tìm giải pháp phần mềm. Đổi nền tảng họp. Bật chế độ khử ồn thông minh. Mua thêm một công cụ xử lý bằng trí tuệ nhân tạo.
Những công cụ đó có tác dụng thật, và cần nói rõ điều đó để công bằng. Chúng đã tiến bộ rất nhanh trong vài năm qua.
Nhưng chúng đều làm cùng một việc: nhận vào một tín hiệu đã bị hỏng, rồi cố đoán xem phần nào là giọng nói.
Không có phần mềm nào tạo ra được thông tin không có trong tín hiệu. Nếu giọng nói đã bị chôn dưới tiếng vang và tiếng ồn ngay từ lúc micro thu, thì thứ tốt nhất phần mềm có thể làm là đoán. Và đoán thì có lúc đúng, có lúc sai.
Đó là lý do vì sao khử ồn bằng phần mềm thường làm giọng nói nghe như dưới nước, hoặc nuốt mất phụ âm, hoặc cắt cụt đầu câu.
Nó không phải phần mềm tồi. Nó đang làm việc với một tín hiệu mà lẽ ra không nên tệ như vậy.
Thứ tự dưới đây đi từ rẻ nhất tới đắt nhất, và đó cũng gần đúng thứ tự từ hiệu quả nhất tới ít hiệu quả nhất.
MỘT: RÚT NGẮN KHOẢNG CÁCH TỚI MICRO
Đây là việc có tác động lớn nhất và tốn không đồng nào.
Nếu phòng họp của anh đang dùng một chiếc micro đặt giữa bàn cho tám người, thì bảy trong tám người đó đang ngồi quá xa. Đầu cầu bên kia nghe rõ được một người và nghe mờ bảy người.
Thử ngay trong cuộc họp tới: bảo người nói kéo micro lại gần hơn ba mươi centimet, rồi hỏi đầu bên kia xem có khác không.
Câu trả lời của họ sẽ nói cho anh biết rất nhiều.
HAI: TẮT BỚT NHỮNG THỨ ĐANG KÊU
Điều hoà chạy ở mức thấp hơn trong lúc họp. Đóng cửa ra hành lang. Cất giấy tờ đang lật. Yêu cầu người không nói thì tắt micro.
Nghe rất tầm thường. Nhưng nó xử lý đúng cái thứ mà phần mềm đang phải vật lộn để đoán.
BA: LÀM CĂN PHÒNG BỚT VANG
Nếu phòng có vách kính lớn, sàn đá, tường phẳng, thì mỗi bề mặt đó là một cái gương âm thanh.
Rèm dày. Thảm. Ghế bọc nỉ thay vì ghế da. Vài tấm tiêu âm ở đúng những bức tường đối diện nhau.
Việc này tốn tiền, nhưng nó rẻ hơn nhiều so với việc mua thiết bị để bù cho một căn phòng vang.
Và nó cải thiện đồng thời cả cuộc họp trực tuyến lẫn cuộc họp trực tiếp, vì căn phòng vang thì cũng làm người ngồi cuối phòng nghe kém, chỉ là anh chưa để ý.
BỐN: BÂY GIỜ MỚI TÍNH TỚI THIẾT BỊ
Chỉ sau khi đã làm ba việc trên.
Vì nếu anh mua thiết bị trước, anh đang trả tiền để bù cho một vấn đề mà lẽ ra sửa gần như miễn phí. Và vấn đề đó sẽ quay lại vào lần sau, khi phòng đông người hơn.
Mọi thứ ở trên đều là nguyên lý phổ thông. Chúng tôi cho đi trọn vẹn, vì một người hiểu được điều này sẽ tự sửa được phần lớn vấn đề, mà không cần gọi ai.
Nhưng có một việc mà nguyên lý không làm được.
Nhìn vào một căn phòng cụ thể và nói được rằng trong phòng này, thứ đang giết chết cuộc họp trực tuyến là tiếng vang, hay là khoảng cách, hay là tiếng ồn nền. Và cái nào cần xử lý trước, với chi phí nhỏ nhất.
Vì ba thứ đó không đóng góp như nhau ở mọi căn phòng. Có phòng chỉ cần thêm rèm. Có phòng chỉ cần đổi cách bố trí micro. Và có phòng thì mọi phần mềm trên đời đều bất lực, vì tín hiệu đi vào đã hỏng từ đầu.
Đánh giá đúng cái nào là thủ phạm chính, và không tiêu một đồng nào vượt quá mức cần thiết, là công việc đòi hỏi đã đứng trong nhiều căn phòng và đã nghe cả hai phiên bản: phiên bản mà người trong phòng nghe, và phiên bản mà micro gửi đi.
Chúng tôi có một cách phối các kỹ thuật xử lý theo nhiều tầng, và nó cho phép micro thu được giọng nói rõ ràng ở cự ly xa hơn đáng kể so với thông lệ, ngay cả trong phòng chưa được xử lý âm học triệt để. Nghĩa là người tham dự ngồi bình thường ở vị trí của mình, không phải chồm về phía micro, và đầu cầu bên kia vẫn nghe rõ.
Cách phối cụ thể thì không nằm trong bài viết này. Không phải vì nó là bí mật ghê gớm. Mà vì nó phụ thuộc vào từng căn phòng, và nó chỉ tồn tại khi có một người đứng trong căn phòng đó và quyết định.
Việc này mất năm phút và nó sẽ nói cho anh biết nhiều hơn mọi bài viết.
Mở một cuộc gọi trực tuyến trong phòng họp của anh, với một máy tính ở đầu bên kia đặt ngoài phòng. Ghi âm lại.
Rồi nghe bản ghi đó.
Anh sẽ nghe thấy căn phòng của mình đúng như nó là, lần đầu tiên. Không qua bộ lọc của não anh.
Phần lớn mọi người, khi làm thí nghiệm này, đều bất ngờ. Và một số thì sốc.
Nếu anh muốn biết trong căn phòng của mình, thủ phạm chính là tiếng vang, khoảng cách, hay tiếng ồn nền, và cái nào cần xử lý trước, hãy gửi cho chúng tôi bản ghi đó cùng mặt bằng phòng họp. Bản ghi nói được nhiều điều hơn bất kỳ mô tả nào.
