Cart
Continue shopping
Go to cart

Họp giao ban trực tuyến toàn hệ thống và phòng đào tạo: trước và sau khi có cấu hình phòng chuẩn

Người phụ trách phòng họp ở hội sở thường đo chất lượng của cả mạng lưới bằng mười phút đầu của cuộc giao ban. Mười phút đó là lúc mấy chi nhánh chưa lên hình, một điểm có tiếng vọng, một điểm khác mở micro thì nghe rõ cả tiếng loa gọi số ngoài sảnh. Phòng ở hội sở thường không có vấn đề. Vấn đề nằm rải rác ở hàng chục căn phòng nhỏ, mỗi phòng được đầu tư ở một đợt khác nhau, theo nhu cầu của từng thời điểm, và người bật máy ở đó có khi là chính giám đốc chi nhánh hoặc một nhân viên hành chính.

Phòng đào tạo của ngân hàng cũng đang đi theo hướng đó. Ngày trước, đào tạo sản phẩm mới hay quy định tuân thủ là gọi nhân viên về hội sở. Bây giờ ngày càng nhiều buổi học có cả người trong phòng lẫn người theo dõi từ chi nhánh, và nhiều buổi cần được ghi lại cho người vắng xem sau.

Bài này viết cho khối hành chính quản trị, khối công nghệ thông tin và trung tâm đào tạo của ngân hàng, so tình trạng thường gặp khi mỗi phòng một kiểu với lúc ngân hàng đã chốt vài cấp phòng chuẩn.

Từ mỗi phòng một kiểu tới vài cấp phòng chuẩn

Khi mỗi phòng họp được làm riêng, mạng lưới dần có đủ loại camera, micro, bộ điều khiển và cách đấu nối, mỗi phòng một cách bật máy. Sau khi chuẩn hóa, mạng lưới chỉ còn vài cấp phòng. Với ngân hàng, các cấp thường gặp là phòng giao ban của hội sở và khối, phòng họp của chi nhánh, và phòng nhỏ ở phòng giao dịch. Các cấp khác nhau ở số micro, số loa và kích thước màn hình, nhưng dùng chung một cách vận hành và tương thích với nền tảng họp, hoặc vài nền tảng, mà khối công nghệ thông tin đã chọn. Thiết bị cho các cấp phòng nằm trong nhóm hội nghị và không gian họp; cách cấp phòng họp gắn vào bộ cấu hình của cả chi nhánh được viết ở bài cấu hình chuẩn cho điểm giao dịch.

Phòng nhỏ ở phòng giao dịch nhiều khi là phòng làm việc của giám đốc, nơi tiếp khách vay và bàn hồ sơ. Khi không có cuộc họp, micro của phòng nên tắt hẳn, camera nên có nắp che hoặc tự quay về vị trí không nhìn vào bàn làm việc, và người trong phòng nhìn đèn báo là biết thiết bị đang tắt.

Tiếng sảnh lọt vào cuộc họp, tiếng họp lọt ra sảnh

Phòng họp của chi nhánh thường nằm ngay sau sảnh giao dịch, và cuộc giao ban sáng hay diễn ra khi chi nhánh đã mở cửa. Micro trong một căn phòng như vậy thu cả tiếng loa gọi số, tiếng khách nói chuyện, tiếng máy đếm tiền. Chiều ngược lại còn đáng ngại hơn: chỉ tiêu kinh doanh, tên khách hàng đang được bàn, những con số chỉ nên nói trong phòng, có thể lọt ra sảnh qua cửa và vách mỏng.

Cách xử lý bắt đầu từ vách và cửa: phòng họp chi nhánh cần một mức cách âm tối thiểu. Micro được chọn và đặt theo kích thước phòng để thu người ngồi họp rõ hơn tiếng ngoài cửa, bộ xử lý giảm ồn nền để tiếng máy đếm tiền, tiếng điều hòa bớt đi vào cuộc họp. Riêng tiếng loa gọi số là tiếng nói, nên phải chặn bằng vách, cửa và hướng thu của micro, và khử tiếng vọng để người ở hội sở không nghe lại chính giọng mình. Loa trong phòng phát tiếng của hội sở cũng là một nguồn lọt ra ngoài, nên mức loa được đặt vừa đủ cho người trong phòng rồi khóa lại. Với phòng có vách kính nhìn ra sảnh, màn hình nên quay lưng về phía kính để bảng số liệu nội bộ không hiện ra trước mắt khách, và camera không nên nhìn về phía vách kính, để khung hình gửi lên cuộc họp không có khách đang ngồi ở sảnh. Phần âm học thuộc nhóm âm học và kiểm soát tiếng ồn; sảnh ồn tới mức nào vào giờ đông được viết ở bài sảnh giao dịch qua một ngày của giao dịch viên.

Cuộc giao ban sáng còn chạy cùng lúc với giờ mở quầy, trên đường truyền mà hệ giao dịch cũng đang dùng. Phòng họp nên nằm trong một vùng mạng tách khỏi mạng nghiệp vụ, với băng thông tối thiểu và thứ tự ưu tiên lưu lượng do khối công nghệ thông tin duyệt, để cuộc họp không làm chậm quầy và quầy không làm giật hình cuộc họp. Vùng mạng này dựng trên hạ tầng mạng AV, điều khiển và an ninh mạng.

Phòng đào tạo dạy cùng lúc cho người trong phòng và người ở xa

Khi chưa có cấu hình riêng, một buổi đào tạo trực tuyến thường chỉ dựa vào máy tính xách tay đặt trên bàn giảng viên: camera của máy quay vào mặt giảng viên, micro của máy thu cả phòng. Người ở chi nhánh nghe tiếng học viên trong phòng hỏi rất nhỏ, giảng viên phải đứng yên một chỗ để không ra khỏi khung hình.

Một phòng đào tạo làm đúng thì giảng viên đeo micro riêng và đi lại được, micro phủ khu học viên đưa câu hỏi trong phòng tới người ở xa, và camera có một góc bám theo giảng viên và một góc quay lớp học để chuyển sang khi học viên đặt câu hỏi. Nội dung trình chiếu được đưa thẳng vào cuộc họp trực tuyến. Máy tính của giảng viên vẫn là nguồn bài giảng; việc thu hình và thu tiếng cho cả phòng do hệ thống trong phòng đảm nhận. Một màn hình phụ đặt trước mặt giảng viên hiện người đang theo dõi từ chi nhánh và câu hỏi gửi qua nền tảng họp, để giảng viên không phải cúi xuống máy tính xem ai đang hỏi. Buổi học được ghi lại khi cần, kèm dấu hiệu báo đang ghi.

Ở phòng lớn, giọng giảng viên được phát ra loa trong phòng cho hàng ghế cuối, nên vị trí loa và vùng giảng viên đi lại phải được tính cùng nhau để không hú khi giảng viên bước tới gần loa. Nhiều buổi đào tạo không có kỹ thuật viên ngồi cạnh, nên giảng viên cần tự bắt đầu buổi học, bật ghi và chuyển chế độ phòng bằng một màn hình điều khiển đặt ở bục hoặc bàn giảng viên.

Phòng đào tạo của ngân hàng còn hay đổi cách xếp: hôm nay xếp kiểu lớp học, ngày mai xếp nhóm cho buổi thực hành, cuối tuần thành phòng họp lớn. Vì vậy hộp sàn, ổ cắm và điểm đấu micro nên đặt theo những cách xếp đó, và bộ điều khiển có sẵn kịch bản cho từng cách, để kỹ thuật viên không phải đi dây lại mỗi lần.

Hội sở biết điểm nào sẵn sàng trước giờ họp

Cách quen thuộc để biết chi nhánh nào đã sẵn sàng là gọi điện hỏi từng nơi. Khi thiết bị ở mọi phòng họp được nối về lớp giám sát hạ tầng từ xa, người quản trị nhìn thấy danh sách phòng đã sẵn sàng, phòng nào có thiết bị mất kết nối hay micro đang bị tắt, và có thể gửi danh sách đó cho người chủ trì trước khi cuộc họp bắt đầu. Những thiết bị được khối công nghệ thông tin cấp quyền quản trị có thể khởi động lại từ xa. Phần vận hành này đi cùng chăm sóc chủ động và được viết kỹ ở bài vận hành sau bàn giao cho mạng lưới chi nhánh.

Những khoản ít hiện lên trên dự toán

Khi mỗi phòng một kiểu, chi phí ít hiện lên trên dự toán mua sắm, nhưng nằm rải rác: mười phút chờ đầu mỗi cuộc họp nhân với số người dự, những chuyến kỹ thuật viên đi tỉnh để chỉnh một chiếc micro, những lần đào tạo lại khi người phụ trách phòng thay đổi, kho linh kiện dự phòng cho nhiều dòng thiết bị. Giá mua một phòng sau chuẩn hóa chưa chắc đã thấp hơn. Phần thay đổi nằm ở chi phí cả vòng đời: ít dòng linh kiện hơn, ít chuyến đi hơn, ít giờ chờ hơn. Khi so các phương án, đặt cả những khoản này lên cùng một bảng giúp ngân hàng thấy rõ mình đang trả cho thứ gì.

Những điều nên đưa vào hồ sơ thiết kế phòng giao ban và phòng đào tạo

  • Vài cấp phòng họp chuẩn cho hội sở, chi nhánh và phòng giao dịch, cùng cách vận hành, tương thích với nền tảng họp do khối công nghệ thông tin chọn.
  • Thông số âm thanh chỉnh tại chỗ khi nghiệm thu rồi khóa lại; mức tiếng gửi lên cuộc họp của mọi điểm cầu đưa về cùng một mức tham chiếu.
  • Mục tiêu STI từ 0,68 trở lên (bậc B theo IEC 60268-16:2020) cho phòng giao ban hội sở và phòng đào tạo, đo tại nhiều vị trí ghế, gồm ghế xa nhất.
  • Mức cách âm tối thiểu cho vách và cửa phòng họp chi nhánh; micro chọn theo kích thước phòng; giảm ồn nền và khử tiếng vọng; mức loa trong phòng đặt vừa đủ cho người trong phòng; màn hình và camera không hướng ra vách kính nhìn ra sảnh.
  • Phòng nhỏ kiêm phòng làm việc: micro tắt hẳn khi không họp, camera có nắp che hoặc vị trí nghỉ, đèn báo trạng thái thiết bị.
  • Vùng mạng riêng cho phòng họp, băng thông tối thiểu và thứ tự ưu tiên lưu lượng do khối công nghệ thông tin duyệt.
  • Phòng đào tạo có micro giảng viên, micro phủ khu học viên, camera góc giảng viên và góc lớp học, nội dung trình chiếu đưa thẳng vào cuộc họp, màn hình phụ trước mặt giảng viên, màn hình điều khiển ở bục, ghi lại buổi học kèm dấu hiệu đang ghi; vị trí loa tính cùng vùng giảng viên đi lại.
  • Hộp sàn, ổ cắm, điểm đấu micro đặt theo các cách xếp phòng đào tạo thường dùng; kịch bản điều khiển cho từng cách xếp.
  • Thiết bị mọi phòng họp nối về lớp giám sát từ xa; khung giờ cập nhật phần mềm chốt cùng khối công nghệ thông tin.
  • Bảng so phương án đặt giá mua cạnh chi phí cả vòng đời.

Nội dung trên để tham khảo khi lập hồ sơ thiết kế. Việc dùng nền tảng họp trực tuyến, lưu bản ghi cuộc họp và buổi đào tạo do khối công nghệ thông tin và bộ phận an toàn thông tin của ngân hàng đánh giá theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về an toàn hệ thống thông tin. Hình ảnh và lời nói của nhân viên, học viên, giảng viên khách mời, và của khách hàng nếu lọt vào khung hình, là dữ liệu cá nhân: việc ghi, thời gian lưu và người được xem bản ghi do ngân hàng quyết định theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Giao ban toàn hệ thống là một phần của vòng ra quyết định trong bài Tổng quan công nghệ cho ngân hàng, cùng với phòng họp hội đồng quản trị và ban điều hành. Mạng họp trực tuyến hàng trăm điểm cầu của khối chính quyền có nhiều điểm giống mạng lưới chi nhánh và được viết ở bài họp trực tuyến từ tỉnh xuống xã phường. Nếu ngân hàng đang chuẩn bị chuẩn hóa phòng họp cho mạng lưới, gửi danh sách phòng và vài bản vẽ đại diện cho chúng tôi để cùng chia cấp phòng trước khi lập danh mục.

Related article