Giải pháp - Giải pháp quản trị cuộc họp thế hệ mới

GIẢI PHÁP GHI BIÊN BẢN & PHIÊN ÂM HỘI HỌP

Tự động · Đa ngôn ngữ · Hoàn toàn Offline

Bảo mật tuyệt đối cho các tổ chức yêu cầu kiểm soát dữ liệu nghiêm ngặt

Giải pháp biên bản thông minh

Một giải pháp AI xử lý hoàn toàn nội bộ, không cần kết nối internet, biến mọi cuộc họp thành tài liệu văn bản hoàn chỉnh theo thời gian thực. Hệ thống ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, dịch và lưu trữ đồng thời, giữ cho phần âm thanh và phần chữ luôn khớp nhau theo từng mốc thời gian. Nhờ nhận diện người nói qua từng micro, biên bản phân định rõ ai đã nói câu gì. Khâu hậu kỳ được rút ngắn đáng kể: người soạn thảo rà soát và hoàn thiện biên bản ngay trong môi trường soạn thảo văn bản quen thuộc, thay vì gõ lại từ đầu.

Đây là lựa chọn cho những nơi cần một văn bản chính thức, tra cứu lại được từng chữ, như phòng họp hội đồng, phòng phỏng vấn, giảng đường và phòng xử án. Giải pháp hỗ trợ phụ đề trên hơn 40 ngôn ngữ và dịch tự động trên hơn 60 ngôn ngữ, nhưng giá trị cốt lõi vẫn là chất lượng và độ tin cậy của biên bản cuối cùng.

Trong thế giới mà mỗi cuộc họp đều tạo ra hàng giờ nội dung quan trọng — quyết định chiến lược, biên bản pháp lý, ghi chép y tế — câu hỏi không còn là "có nên tự động hóa việc ghi chép hay không", mà là "làm thế nào để tự động hóa mà vẫn đảm bảo dữ liệu không rời khỏi tầm kiểm soát của tổ chức".

01 | Thách thức: Khi dữ liệu cuộc họp là tài sản chiến lược

Mỗi ngày, hàng nghìn cuộc họp diễn ra trong các tổ chức chính phủ, ngân hàng, bệnh viện và doanh nghiệp công nghệ. Trong đó, hàng triệu từ được nói ra — nhưng chỉ một phần nhỏ được ghi chép lại một cách chính xác và đầy đủ.

Thực trạng hiện tại

● Ghi chép thủ công: tốn thời gian, dễ sai sót, thiếu đồng nhất

● Biên bản viết tay bỏ sót nội dung, không thể tra cứu toàn văn

● Nhân sự phụ trách ghi chép chiếm dụng thời gian của chuyên gia

● Đa ngôn ngữ trong phòng họp gây rào cản giao tiếp

Hậu quả thực tế

● Tranh chấp về nội dung đã thống nhất trong cuộc họp

● Mất bằng chứng pháp lý khi cần kiểm toán hoặc điều tra

● Giảm năng suất vì phải họp lại để xác nhận nội dung cũ

● Chi phí phiên dịch, ghi chép thuê ngoài tốn kém

02 | Rào cản bảo mật: Vì sao các giải pháp online không đủ an toàn?

Hầu hết các công cụ phiên âm và ghi chép cuộc họp phổ biến hiện nay đều hoạt động dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based). Điều này đặt ra những rủi ro nghiêm trọng mà nhiều tổ chức không thể chấp nhận:

⚠ Vấn đề cốt lõi với giải pháp online:

Khi âm thanh cuộc họp được truyền lên máy chủ của bên thứ ba để xử lý, tổ chức hoàn toàn mất kiểm soát dữ liệu. Nội dung đàm phán chiến lược, hồ sơ bệnh nhân, thông tin khách hàng tài chính hay quyết định của hội đồng chính phủ — tất cả đều có nguy cơ bị lưu trữ, phân tích hoặc truy cập trái phép bởi bên thứ ba.

🏛 Cơ quan Nhà nước & Chính phủ

Thông tin phiên họp, quyết định chính sách, tài liệu mật cấp nhà nước không thể truyền qua internet hay lưu trữ trên hạ tầng nước ngoài.

🏦 Ngân hàng & Tài chính

Thảo luận về chiến lược đầu tư, dữ liệu khách hàng, quyết định tín dụng phải tuân thủ các quy định bảo mật tài chính nghiêm ngặt (GDPR, Thông tư 09/2023/TT-NHNN,...).

🏥 Y tế & Chăm sóc sức khỏe

Hồ sơ bệnh nhân, kết quả hội chẩn, dữ liệu lâm sàng được bảo vệ bởi các quy định về quyền riêng tư y tế — tuyệt đối không được xử lý trên cloud công cộng.

🔒 Doanh nghiệp Công nghệ & R&D

Cuộc họp về sở hữu trí tuệ, chiến lược sản phẩm, code nguồn và bí quyết kỹ thuật là những tài sản cần được bảo vệ tuyệt đối khỏi rủi ro rò rỉ.

03 | GIẢI PHÁP: PHIÊN ÂM AI HOÀN TOÀN OFFLINE — ON-PREMISE

✅ Nguyên tắc cốt lõi:

Toàn bộ quá trình xử lý âm thanh và tạo văn bản diễn ra hoàn toàn trên thiết bị đặt tại cơ sở của tổ chức (on-premise). Không có bất kỳ dữ liệu nào được truyền ra ngoài. Không cần kết nối internet. Không có bên thứ ba nào có thể truy cập.

Giải pháp chúng tôi cung cấp là một hệ thống phần cứng tích hợp AI, được thiết kế đặc biệt để phiên âm, dịch thuật và lưu trữ biên bản cuộc họp theo thời gian thực — tất cả trong một môi trường hoàn toàn khép kín.

Quy trình hoạt động:

1. GHI ÂM

Thu âm qua micro chuyên nghiệp hoặc hệ thống hội nghị

2. PHIÊN ÂM & DỊCH

AI xử lý tức thời, nhận diện người nói, dịch đa ngôn ngữ

3. LẬP CHỈ MỤC

Văn bản được gắn nhãn theo thời gian và người nói

4. LƯU TRỮ

Biên bản đầy đủ, có thể tra cứu và nghe lại bất kỳ lúc nào

04 | TÍNH NĂNG NỔI BẬT

🔌 Hoàn toàn Offline — Không cần Internet

Hệ thống AI xử lý toàn bộ trên phần cứng cục bộ. Không một byte dữ liệu nào rời khỏi hạ tầng của tổ chức. Phù hợp với các môi trường air-gapped hoặc mạng nội bộ bảo mật cao.

🌍 Đa ngôn ngữ — Hơn 40 ngôn ngữ phiên âm, 60+ ngôn ngữ dịch thuật

Tự động nhận diện ngôn ngữ và dịch sang ngôn ngữ đích theo thời gian thực. Lý tưởng cho các cuộc họp đa quốc gia hoặc tổ chức có cộng đồng người dùng đa dạng.

🎤 Nhận diện và phân biệt người nói (Speaker Diarization)

Hệ thống tự động xác định từng cá nhân phát biểu thông qua microphone riêng trong hệ thống hội nghị, giúp biên bản luôn rõ ràng về nguồn gốc phát ngôn.

🔄 Đồng bộ Audio — Text theo thời gian thực

Mỗi từ trong văn bản được gắn timestamp chính xác với bản ghi âm gốc. Người dùng có thể tìm kiếm bất kỳ từ khóa nào và nghe lại đúng đoạn tương ứng.

🔗 Tương thích rộng & Tích hợp linh hoạt

Tương thích với các hệ thống hội nghị chuyên nghiệp, tích hợp Dante Audio, và có REST API để kết nối với hệ thống quản lý tài liệu nội bộ của tổ chức.

📝 Công cụ chỉnh sửa tích hợp trong Microsoft Word

Plugin chuyên dụng cho phép xem xét và chỉnh sửa văn bản tự động ngay trong môi trường MS Word quen thuộc, với chức năng đồng bộ audio để kiểm tra nhanh và trực quan.

05 | LỢI ÍCH & GIÁ TRỊ MANG LẠI

Lợi ích Bảo mật

✓ Dữ liệu không rời khỏi tổ chức

✓ Tuân thủ GDPR, quy định tài chính, y tế

✓ Không phụ thuộc vào nhà cung cấp đám mây

✓ Kiểm soát hoàn toàn vòng đời dữ liệu

Lợi ích Vận hành

✓ Tiết kiệm 80–90% thời gian ghi chép thủ công

✓ Biên bản chính xác, toàn vẹn, có thể tra cứu

✓ Xóa bỏ rào cản ngôn ngữ trong cuộc họp

✓ Bằng chứng ghi âm-văn bản cho mục đích pháp lý

06 | THỊ TRƯỜNG ỨNG DỤNG

Giải pháp được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cao nhất về bảo mật và hiệu quả trong các lĩnh vực:

🏛 Khu vực Công

Quốc hội, HĐND, cơ quan bộ ngành, UBND, cơ quan tư pháp, tòa án, công an, quân đội

🏦 Tài chính & Ngân hàng

Ngân hàng thương mại, ngân hàng nhà nước, công ty chứng khoán, quỹ đầu tư, bảo hiểm

🏥 Y tế & Dược phẩm

Bệnh viện, phòng khám, viện nghiên cứu y tế, hội đồng y khoa, công ty dược

🎓 Giáo dục & Đào tạo

Đại học, viện nghiên cứu, trung tâm đào tạo doanh nghiệp, hội nghị học thuật quốc tế

🔐 Công nghệ & An ninh mạng

Doanh nghiệp R&D, công ty phần mềm, tổ chức bảo mật, trung tâm dữ liệu

🏢 Doanh nghiệp Đa quốc gia

Hội đồng quản trị, cuộc họp cổ đông, đàm phán hợp đồng, họp M&A, hội nghị quốc tế

Sẵn sàng bảo vệ dữ liệu cuộc họp của bạn?

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu bảo mật và quy mô tổ chức của bạn.