Trụ sở CAE ở Montreal lớn dần qua nhiều năm thành 18 khối nhà, tổng gần 1 triệu sq ft, khoảng 93.000 m². Rồi tới lúc không mở rộng được nữa: khu đất bị nhiều tuyến cao tốc vây quanh. Trong khi đó CAE, công ty hàng đầu thế giới về đào tạo cho hàng không dân dụng, quốc phòng và y tế, vẫn tăng trưởng nhanh và phải tuyển thêm người.
Họ không thể có thêm mét vuông. Họ phải dùng mét vuông đang có tốt hơn. Đây là công trình tham chiếu của Soft dB, hãng sound masking Canada mà Bá Hùng nhập khẩu trực tiếp về Việt Nam.
CAE chọn cách bố trí theo hoạt động, Soft dB gọi là mô hình văn phòng lai. Nhân viên không có chỗ ngồi gán sẵn. Mỗi sáng họ tự chọn làm ở đâu, theo cách nào, với ai, tùy việc trong ngày: gọi một cuộc điện thoại quan trọng, họp riêng với vài đồng nghiệp, làm nhóm nhỏ, chủ trì cuộc họp video, hay ngồi một mình với việc cần tập trung sâu. Cách này giảm số chỗ ngồi cố định và dành phần diện tích dôi ra cho các khu chức năng.
Ở văn phòng truyền thống, chỗ ồn chỗ yên gần như cố định. Ở văn phòng không gán chỗ, mức ồn thay đổi liên tục vì các nhóm di chuyển tự do, gần như không thể đoán nhóm nào sẽ tụ lại ở đâu. Soft dB đồng hành với CAE từ đầu dự án cải tạo.
Câu trả lời nằm ở chức năng có bằng sáng chế của Soft dB: tự chỉnh âm lượng lớp nền theo mức hoạt động. Trong mỗi vùng, các cảm biến nhỏ gắn trên trần cung cấp dữ liệu để hệ phân tích hoạt động âm thanh theo thời gian thực, rồi tăng hoặc giảm lớp nền theo mức tiếng nói và các nguồn xao nhãng khác. Việc điều chỉnh diễn ra từ từ, người ngồi dưới không nhận ra.
Soft dB còn lưu ý một lợi ích với phòng kín: có lớp nền thì vách phòng không bắt buộc phải xây kín lên tận sàn trên, sau này đổi bố trí dễ hơn nhiều.
Đây là phần chủ đầu tư nên học kỹ nhất. CAE không lắp đại trà ngay. Soft dB lắp trước cho hai dự án thí điểm. Kết quả đáp ứng kỳ vọng của nhân viên, mức hài lòng đạt 80%. Có con số đó trong tay, CAE mới quyết định đưa sound masking thành cấu phần tiêu chuẩn cho các khu làm việc và lắp dần khắp trụ sở. Hôm nay, 3.500 nhân viên ở trụ sở làm việc trong một không gian linh hoạt mà vẫn dễ chịu về âm học.
Chuyển từ văn phòng truyền thống sang chỗ ngồi không cố định chưa bao giờ dễ với người làm. Tiện nghi âm học là một trong những thứ quyết định nhân viên có chấp nhận cách làm mới hay không.
Phần dưới là đề xuất của Bá Hùng khi làm thí điểm, không phải chi tiết của dự án CAE.
- Chọn hai khu khác tính chất, ví dụ một khu làm việc mở đông người và một khu có phòng họp nhỏ, để kết quả không chỉ đúng cho một kiểu không gian.
- Đo trước khi lắp: mức ồn nền theo dBA ở các giờ khác nhau trong ngày. Hỏi nhân viên những câu cụ thể như có nghe rõ cuộc gọi ở bàn bên không, có bị kéo khỏi việc đang làm không.
- Lắp, hiệu chỉnh, để mọi người quen vài tuần, rồi đo và hỏi lại đúng bộ câu hỏi cũ.
- Chốt ngưỡng quyết định từ trước, ví dụ đạt bao nhiêu phần trăm hài lòng thì nhân rộng, để kết quả không bị diễn giải theo cảm tính.
- Dùng cùng dòng bộ điều khiển và cùng phần mềm quản lý mà phương án nhân rộng sẽ dùng, để thiết bị thí điểm không thành đồ bỏ.
Nếu đơn vị của anh chị đang tính chuyển sang chỗ ngồi linh hoạt, lúc mặt bằng đang được bố trí lại là lúc làm thí điểm rẻ nhất.
Muốn hiểu vì sao yên tĩnh chưa chắc giúp tập trung, xem bài Yên tĩnh không phải tập trung.
Nguồn: Soft dB, How CAE Made Their Unassigned Workspace More Comfortable.
